Finance Tutorial

Erläuterung zur Buchhaltungsanbindung von Lanes & Planes GmbH

 

Um anfallende Reisekosten in Ihre Buchhaltung zu integrieren hat Lanes & Planes GmbH eine besonders einfache  und komfortable Möglichkeit geschaffen.

Bitte folgen Sie einfach beim ersten oder zweiten mal dieser Beschreibung, danach wird es intuitiv funktionieren.

Bitte loggen Sie sich als Travelassistent, Manager, Read only Administrator, Adminstrator oder Buchhalter ein, oder nutzen Sie den unten angegebenen Link

https://app.lanes-planes.com/#/admin/company/accounting

Bitte wählen Sie dann Buchhaltung

Wählen Sie ALLES aus, hier haben Sie die Möglichkeit weitere Filtereinstellungen zu wählen. Sie wählen, ob Sie einzelne Reisen sehen wollen, Private Auslagen analysieren wollen, oder den Download für Ihre Buchhaltung erhalten möchten.

Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit nach Bezahlt durch (Privat oder Unternehmen) Belegtypen (Buchungen oder externer Beleg), Kostenstellen, Refernznummer oder Passagier, zu filtern. So könnten Sie z.B. sich mit 2 Clicks die Privatauslagen eines Reisenden anzeigen lassen und sich dann die einzelnen Ausgaben und Belege anschauen.

 

Um einen Exceldownload für für DATEV, SAP, Navision etc. zu erstellen clicken Sie bitte auf den unten markierten Bereich:

Um den Download zeitlich einzugrenzen haben Sie die Möglichkeit folgende Zeitfenstern zu filtern: Sie können dabei zwischen dem Leistungszeitraum und/oder dem Erstellungszeitraum wählen. Der Leistungszeitraum bezieht sich auf den Zeitraum wann die Leistung (Reise) erfolgt, der Erstellungszeitraum bezieht sich auf das Datum der Rechnung. Somit kann es eine Rechnung geben, die das Datum Dezember trägt, die Leistung aber erst im Folgejahr erbracht wird, dies ist in der Regel bei Flügen der Fall.

In diesem Beispielfall haben wir den Erstellungszeitraum Dezember gewählt und den Leistungszeitraum bis in das neue Jahr verlegt. Unten sehen Sie den Excel Download mit allen Rechnungen, die im Dezember erstellt wurden, auch wenn die Leistungen erst im Folgejahr erfolgen.

Unsere Vorlage Kontierung File hat folgende Reiter zur Auswahl:

Den Exceldownload füllen Sie bitte in den Reiter CSV Datei ein.    

Bitte beachten Sie, dass bei den folgenden Excel Files, immer nur die gelb markierten Felder ausgefüllt werden dürfen

Exemplarisch sehen Sie die Kosten, die von dem Reisenden Privat verauslagt wurden. Diesen Betrag werden wir auf den folgenden Seiten immer wieder finden.

Nachdem Sie den Excelexport in unser dafür vorgesehenes Excelfile übertragen haben, aktualisieren sich alle anderen Files automatisch. Wenn Sie nun den Reiter

…markieren, erhalten Sie alle privaten Auslagen pro Mitarbeiter zusammengefasst.

Im Bereich

…erhalten Sie eine detaillierte Aufstellung aller privat verauslagten Reisekosten. Nun können Sie diese bewilligen oder ablehnen. Bitte tragen Sie dazu den abzulehnenden Betrag in die Spalte Nichtbewilligter Betrag ein. Unter Buchung bearbeitet, haben Sie ein Drop Down mit dem Sie die Buchung als bearbeitet kennzeichnen können.

Sobald Sie diesen File bearbeitet haben, ändert sich der Auszahlungsbetrag auf der Übersicht

...und Sie erhalten den Betrag, den Sie Ihrem Reisenden erstatten werden, bereinigt um Ausgaben die das Unternehmen nicht übernimmt (Privatausgaben nicht bewilligt).

Um die Buchungen auf die korrekten Konten, zu verbuchen haben Sie im Bereich Vorkontierung diverse Voreinstellungsmöglichkeiten. Tragen Sie hier bitte die Kostenkonten ein, die Sie für Ihre Reisekosten benötigen.

Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, Kostenstellen und Kreditoren zu hinterlegen. Typischerweise wird ein Kreditor Lanes & Planes GmbH sein, da alle Buchungen von uns an Sie berechnet werden….

Für Privatauslagen können Sie jeweils weitere Kreditoren hinterlegen.

 

Beträge die nicht oder nur teilweise vom Unternehmen gezahlt werden, werden bereits automatisch ohne bzw. mit reduziertem Wert angezeigt, so dass diese auch nicht versehentlich gebucht werden.

 

 

 

 

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