Dürfen physische Belege, nachdem sie eingescannt wurden, vernichtet werden?

Eine der häufigsten Fragen im Zusammenhang mit revisionssicheren Archivsystemen ist, ob
Papierdokumente nach dem ersetzenden Scannen und Archivieren vernichtet werden
dürfen, ohne dass dadurch später gegenüber der Finanzverwaltung oder Zivilgerichten ein
Rechtsnachteil befürchtet werden muss.

Obwohl die Anforderungen an das ersetzende Scannen durch die Behörden immer konkreter werden, ist die rechtliche Anerkennung eines gescannten Dokuments einzelfallabhängig und kann nicht generell bewertet werden.

Jedoch hat das Bundesministerium der Finanzen in seinem GoBD Erlass vom 28.11.2019 unter RZ
140 erklärt und bestimmt, unter welchen Umständen Papierbelege vernichtet werden dürfen, siehe konkret "9.3 Elektronische Erfassung von Papierdokumenten (Scanvorgang)".

Den entsprechenden Erlass können Sie sich im Anhang herunterladen. 

Quelle: Bundesfinanzministerium

 

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