Einrichtung der Reiserichtlinien

Bei den Reiserichtlinien kann zwischen zwei Bereichen unterschieden werden: allgemeine Einstellungen und Reiserichtlinien nach Gruppen. Beide können in den Stammdaten des Nutzers über "Richtlinie und Beschränkung" angepasst werden.

Allgemeine Einstellungen:

In den allgemeinen Einstellungen können bestimmte Parameter festgelegt werden. Unter anderem, was nach einer Missachtung der Reiserichtlinie passiert. So kann beispielsweise festgelegt werden, ob der Reisende eine Rechtfertigung für den Verstoß eintragen muss und/oder ob der eingetragene Manager (Manager Genehmigung aktiviert) eine unmittelbare Benachrichtigung über den Verstoß erhält.

Reiserichtlinien:

Für die Reiserichtlinien werden Nutzergruppen eingerichtet, für die eine bestimmte Richtlinie gilt. Anschließend werden die Nutzer der entsprechenden Gruppe zugewiesen. Wenn die Reiserichtlinie für alle Mitarbeiter des Unternehmens gleich ist, reicht es, eine Gruppe einzurichten. Es können beliebig viele Gruppen eingerichtet werden.

Für eine neue Gruppe wird erstmal nur der Gruppenname festgelegt und in einem zweiten Schritt die entsprechenden Richtlinien die für diese Gruppe gelten. Die Richtlinien werden nach Flug, Bahn und Hotel unterschieden.

Für Flüge wird bei Kurz-, Mittel- und Langstrecken entscheiden in welcher Beförderungskategorie gereist werden darf und dann ein Höchstpreis pro Strecke (OneWay) festgelegt. Wird der Preis auf 0,00 Euro gesetzt, darf nicht geflogen werden. Dies ist Beispielsweise der Fall, wenn auf Kurzstrecken nur mit der Bahn gereist werden darf.

Bei der Bahn wird durch die Eingabe des maximal erlaubten Preises pro Strecke festgelegt, wie viel die Fahrkarte in der Beförderungsklasse kosten darf. Wird bei der 1. Klasse 0,00 Euro eingetragen, bedeutet dies, dass es nicht erlaubt ist in der 1. Klasse zu buchen.

Die Kategorie "Hotel" bietet die umfangreichsten Einstellungen für Sterne und Übernachtungskosten. Hier hat man die Möglichkeiten, allgemeine Richtlinien festzulegen und anschließend für bestimmte Kontinente, Länder oder Städte Ausnahmen bzw. höhere erlaubte Kosten festzulegen.

Bei Kontinenten und Ländern kann jeweils aus einer Liste ausgewählt werden.

Bei Städten wird die Google Maps Suche zugrunde gelegt. Neben Eingabe der Stadt muss auch noch ein Radius festgelegt werden. Dieser kann mittels Kilometerangabe oder mittels Kreis auf der Karte ausgewählt werden.