Genehmigungsprozess

Es gibt verschiedene Genehmigungsprozesse von Reisekosten innerhalb von Unternehmen. Diese unterscheiden sich deutlich in den Buchungsmöglichkeiten die Reisenden überlassen werden. Generell kann unterscheiden werden zwischen vorgelagerten und nachgelagerten Genehmigungsprozess, daher ob die Genehmigung vor oder nach der Reise erfolgt.

Sehr beliebt innerhalb von Unternehmen ist der vorgelagerte Genehmigungsprozess, dieser scheitert jedoch in der Praxis an der hohen Volatilität der Preise in der Reiseindustrie. Hier ein Beispiel:

Ein Reisender muss kommende Woche nach Berlin und habt ein günstigen Easyjet Flug gefunden, dann generiert er daraus einen Reiseantrag, der an den Vorgesetzten geht. Dieser braucht i.d.R. 24-48 h (unter der Woche) um die Genehmigung zu erteilen. Das einzige was wir dann noch garantieren können, dass der Flugpreis definitiv schon höher ist. Das multipliziert sich mit jeder weiteren Reiseleistung (Hotel und Rückfahrt) und Passagieren. Dann geht das Spiel von vorne los mit neuem Antrag, etc.

Daher gehen mittlerweile fast alle Lösungen am Markt weg von vorgelagerten Genehmigungsprozessen. (Es gibt auch Studien, dass vorgelagerte Reiseanträge viel höhere direkte Kosten erzeugen als nachgelagerte Genehmigung, von Prozesskosten und Frustration beim Reisenden mal abgesehen)

Wie wird das von Lanes & Planes gelöst?

Lanes & Planes hat sich für einen nachgelagerten Genehmigungsprozess mit bestimmten Kontrollfunktionen entschieden:

  1. Reiserichtline:

Bei uns hat jeder Mitarbeiter seine persönliche Reiserichtlinie, die entweder sehr allgemein und auf Vertrauensbasis gehalten sein kann, wie bspw. „keine 5 Sterne“ oder bis hin zu hohem Kontroll- & Regulierungsgrad mit „80 EUR pro Hotelübernachtung in DE, außer in MUC, da sind 120 EUR erlaubt und in FRA 100 EUR, etc.“

  1. Begründung & Push Benachrichtigung:
    1. Es kann im Profil hinterlegt werden, dass der Reisende einen Grund angeben muss, wieso außerhalb gebucht wurde, sonst kann er die Buchung nicht abschließen
    2. Es kann auch hinterlegt werden, dass der Vorgesetzte SOFORT per Email benachrichtigt wird, mit allen Details (inkl. Suchergebnissen) sobald außerhalb der Reiserichtline gebucht wurde und noch bevor der Mitarbeiter die Reise abschließt und einreicht.
  2. Reise abschließen, einreichen und eigentliche Managergenehmigung:
    1. Sobald der Reisende alle Belege hochgeladen hat, schließt er die Reise ab und damit sperrt das System die Bearbeitung durch den Reisenden.
    2. In dem Moment bekommt der/die hinterlegten Vorgesetzte(n) eine Email „Mitarbeiter XY hat seine Reise eingereicht und wartet auf Genehmigung“
    3. Der Manager sieht nun nicht nur die Buchung, sondern auch die Suchergebnisse (mit Preisen & Verfügbarkeiten) zum Zeitpunkt der Buchung, exakt wie sie dem Mitarbeiter auch angezeigt wurden. Ausreden wie „es war nur doch das Adlon frei als ich gebucht habe“ funktionieren dann nicht mehr. Weitere Details wie ggf. die genauen Richtlinienverstöße und Begründung, sieht der Manager ebenso.
    4. Belege, die der Reisende privat ausgelegt hat, sieht der Manager natürlich auch, mit 2 Optionen bzw. Button versehen:
      1. „Genehmigen“ -> Reise gilt als abgeschlossen, aus der Belegen werden PDFs gemacht und wandern in die Buchhaltung
      2. „Ablehnen“ -> Der Manager begründet seine Ablehnung in einem Textfeld, die der Mitarbeiter bekommt. Damit ist die Reise wieder offen und editierbar für den Reisenden. Der kann bspw. einen strittigen Beleg entfernen und dann wieder neu einreichen.
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