1. Einrichten der Integration bei Lanes & Planes

1.1 Einrichtung bei Lanes & Planes

1.2 Einrichtung in Ihrem System

2. Synchronisierung der Nutzerdaten

2.1 Mitarbeiter-Stammdaten

2.2 Zeitpunkt der Synchronisierung und E-Mail-Einladung

2.3 Informationen über bisherige Nutzerimports

2.4 Weitere Information zur Synchronisierung

1. Einrichten der Integration bei Lanes & Planes

Sind Sie daran interessiert, die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter automatisch zu Lanes & Planes importieren und aktualisieren zu lassen? Dann geben Sie gerne Ihrem Ansprechpartner in der Implementierung oder im Account Management Bescheid.

1.1 Einrichtung bei Lanes & Planes

Die relevanten Schritte im Lanes & Planes System, nehmen wir für Sie vor. Eine Einrichtung entfällt daher für Sie.

1.2 Einrichtung in Ihrem System

Die Übermittlung der Daten erfolgt per JSON Script. Die Anforderungen hierzu finden Sie im angehängten PDF.

2. Synchronisierung der Nutzerdaten 

2.1 Mitarbeiter-Stammdaten

Folgende Nutzerdaten müssen über die ExtAPI an Lanes & Planes übermittelt und aktualisiert werden:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Rechnungsprofil(e)

Abhängig von Einstellungen im Unternehmensprofil (z.B. Kostenstellen, Managergenehmigung) können weitere Nutzerdaten zur Pflicht werden.

Folgende weitere Daten können mitgeliefert werden:

• Persönliche Identifikationsnummer
• Namenskürzel
• Kreditor Konto
• Kreditor (Firmenkreditkarte)
• Individuelle Kostenstelle
• Personalnummer
• Travel Manager E-Mail-Adresse(n)
• Kostenstelle(n) (inkl. Angabe einer Gültigkeit)
• Reiserichtliniengruppe(n)
• Rollen(n)

2.2 Zeitpunkt der Synchronisierung und E-Mail-Einladung

Den Zeitpunkt und die Häufigkeit der Synchronisierung bestimmen Sie selbstständig.

Sobald Sie neue und aktualisierte Nutzer einspielen, werden diese im Lanes & Planes Tool angelegt bzw. angepasst.

Sie können in den Einstellungen & Richtlinien festlegen, ob die neu erstellten Nutzer in Lanes & Planes automatisch per E-Mail eingeladen werden sollen.

2.3 Informationen über bisherige Nutzerimporte

Über den Link Bisherige Nutzerimporte im Unternehmenskonto gelangen Sie zur Übersicht der bisherigen Nutzerimporte.

Wenn Sie auf Details klicken, erhalten Sie nähere Angaben darüber, welche Nutzer durch den Import neu erstellt bzw. geändert wurden und können direkt auf das jeweilige Nutzerkonto klicken.

Sollte ein Nutzerimport vollständig fehlschlagen, kann der Administrator (Ersteller des API-Keys - siehe Anhang) per E-Mail informiert werden. Gerne aktivieren wir diese Funktion für Sie, wenn gewünscht.

2.4 Weitere Information zur Synchronisierung

Manuelle Änderungen der Nutzerdaten in den Lanes & Planes Nutzerkonten

Bitte beachten Sie, dass manuelle Änderungen im Lanes & Planes-Nutzerkonto von allen übermittelten Daten, mit der nächsten Synchronisierung automatisch überschrieben werden. (Ausnahme: E-Mail-Adresse)

E-Mail-Adresse

Planen Sie die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters zu ändern, so ändern Sie die E-Mail-Adresse bitte zuvor in Ihrem Lanes & Planes Konto ab. Da unser System einen Mitarbeiter nur anhand seiner E-Mail-Adresse eindeutig identifizieren kann, würde anderenfalls ein neuer Nutzer mit der geänderten E-Mail-Adresse erstellt und der bestehende Nutzer deaktiviert werden. Bitte stellen Sie unbedingt sicher, dass die hinterlegte E-Mail-Adresse des Mitarbeiters bereits existiert. Sollten Sie Nutzer mit Lanes & Planes synchronisieren, die nicht-existierende E-Mail-Adresse haben, erhält der Nutzer keine E-Mail von Lanes & Planes, auch wenn die E-Mail-Adresse im Nachgang von Ihnen erstellt wird.

Kostenstelle(n)

Sollten Sie Kostenstellen übermitteln, die noch nicht im Lanes & Planes Unternehmenskonto gespeichert sind, so werden diese Kostenstellen im Lanes & Planes-Unternehmenskonto neu erstellt. 

Sollten Sie Kostenstellen nutzen, die nur zeitlich begrenzt existieren dürfen, können diese ebenfalls übermittelt werden.

Mehrere Rechnungsprofile

Sollten Sie mit mehreren Rechnungsprofilen arbeiten, beachten Sie bitte, diese mit der Synchronisierung mitzuliefern. Die benötigten accounting_invoice_profile_ids teilen wir Ihnen sehr gerne mit.

Reiserichtliniengruppe(n)

Sollten Sie mit Reiserichtliniengruppen arbeiten, können Sie die Zuordnung direkt über die Schnittstelle mitliefern. Die benötigte group_ids entnehmen Sie der URL, die Ihnen angezeigt wird, sobald Sie im Lanes & Planes Tool in einer Reiserichtliniengruppe sind. (Bsp: https://api.lanes-planes.com/org_admin/organizations/xx/user_groups/378 (ID 378 ist die benötigte group_ids))

Rolle(n)

Sie können folgende Standard-Rollen übertragen: Administrator, Manager, Travel Assistant, Buchhalter, Reisender, Reisender - ohne Buchungsrecht, Read-Only Administrator

Sollten Sie mit mehreren Rollen arbeiten, beachten Sie bitte, diese mit der Synchronisierung mitzuliefern.

Sollten Sie die Rolle(n) nicht übertragen wollen, werden alle neuen Nutzer als "Reisender" angelegt. Ausnahme sind Nutzer, deren E-Mail-Adresse bei einem weiteren Nutzer als manager_email hinterlegt werden. Diese werden automatisch als "Manager" angelegt. Alle weiteren Rollen können nachträglich im Lanes & Planes Tool angepasst werden und werden durch die automatische Synchronisierung nicht überschrieben.