Nutzerdaten aus dem HR-System Personio bei Lanes & Planes einspielen und aktualisieren

Lanes & Planes bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Nutzerdaten Ihrer Mitarbeiter direkt und automatisch aus dem HR-System Personio zu Lanes & Planes importieren und aktualisieren zu lassen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was für die Einrichtung der Schnittstelle benötigt wird und wie der Nutzerimport funktioniert.

 

1. Einrichten der Integration bei Lanes & Planes und Personio

1.1 Einrichtung bei Personio

1.1.1 Attribut lanes-planes_enabled anlegen

1.1.2 Personio Schlüssel über die API-Zugangsdaten generieren und Attribute zuordnen

1.1.3 Attribut lanes_planes_enabled den zu synchronisierenden Nutzern zuordnen

1.2 Einrichtung bei Lanes & Planes

1.2.1 Hinterlegen des Personio Keys

1.2.2 Einrichten des automatischen Nutzerimports und automatischen Einladungsemail-Versands und Hinterlegen eines Standardmanagers

2. Synchronisierung der Nutzerdaten von Personio zu Lanes & Planes

2.1. Überspielte Attribute / Mitarbeiter-Stammdaten

2.2 Zeitpunkt der Synchronisierung

2.3. Informationen über bisherige Nutzerimports

2.4 Weitere Information zur Synchronisierung

 

1. Einrichten der Integration bei Lanes & Planes und Personio

Sind Sie daran interessiert, die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter automatisch aus Personio zu Lanes & Planes importieren und aktualisieren zu lassen? Dann geben Sie gerne Ihrem Ansprechpartner in der Implementierung oder im Account Management Bescheid.

 

1.1 Einrichtung bei Personio

Für die Einrichtung der Schnittstelle von Personio zu Lanes & Planes müssen die folgenden Einstellungen im Personio-Unternehmenskonto vorgenommen werden:

1.1.1 Attribut lanes-planes_enabled anlegen

Um das Attribut lanes-planes_enabled anzulegen, gehen Sie bitte im Unternehmenskonto von Personio zu Einstellungen > Mitarbeiterinformationen > Öffentliches Profil und dann rechts auf den Button Attribut hinzufügen. (Siehe auch Personio Help Center-Artikel "Benutzerdefinierte Sektionen und Attribute erstellen")

 

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Erstellen Sie das neue Attribut wie im folgenden Screenshot zu sehen. (Achtung! Es ist unbedingt notwendig, dass das Attribut exakt mit lanes-planes_enabled und die Auswahloption exakt mit yes benannt wird. Das Attribut darf keine weiteren Auswahloptionen besitzen außer die Option yes.

 

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1.1.2 Personio Schlüssel über die API-Zugangsdaten generieren und Attribute zuordnen

Um den Personio Schlüssel zu generieren, gehen Sie in Ihrem Personio Unternehmenskonto auf Einstellungen > API-Zugriffsdaten > Neue Zugriffsdaten generieren. 

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Sie sehen nun die folgende Seite:


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Legen Sie hier die Zugriffsdaten wie folgt fest:

- Name:

Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen für die Lanes & Planes Integration, z.B. Lanes & Planes Nutzerimport

- Integration:

Wählen Sie im DropDown-Menü die Option Lanes & Planes aus

- Personenbezogene Daten:

Markieren Sie hier die Option Lesen im Bereich Mitarbeiter / Employees

- Lesbare Mitarbeiterattribute:

Bitte stellen Sie unbedingt sicher, dass folgende 5 Attribute ausgewählt werden:

  • Vorname
  • Nachname
  • E-Mail
  • Kostenstelle
  • lanes-planes_enabled

Klicken Sie im Anschluss auf "Neue Zugriffsdaten generieren".

Die neu generierten Zugriffsdaten sind nun wie folgt sichtbar:

 

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Bitte kopieren Sie die Client ID und das Client Secret und fügen Sie diese Informationen des Personio Schlüssels im Lanes & Planes Unternehmenskonto ein, wie unter Punkt 1.2 Einrichtung bei Lanes & Planes beschrieben.

 

1.1.3 Attribut lanes_planes_enabled den zu synchronisierenden Nutzern zuordnen

Sie können nun selbst entscheiden, welche Ihrer angelegten Mitarbeiter in Personio auch ein Nutzerkonto bei Lanes & Planes erhalten und synchronisiert werden sollen, indem sie dem entsprechenden Mitarbeiter das Attribut lanes-planes_enabled zuteilen. Um einem Mitarbeiter das Attribut lanes-planes_enabled zuzuteilen, gehen Sie bitte zu dessen Nutzerkonto und klicken dort rechts auf Editieren.

 

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Wählen Sie nun die Option yes für das Attribut lanes-planes_enabled aus.

 

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Sollten Sie einen Mitarbeiter in Zukunft nicht mehr mit Lanes & Planes synchronisieren wollen, so entfernen Sie bitte den Wert yes vom Attribut lanes-planes_enabled.

 

Mit folgenden Schritten können Sie das Attribut schnell allen Ihren Mitarbeitern in Personio hinzufügen. Gehen Sie dazu auf den Bereich "Mitarbeiter", haken alle Mitarbeiter an und klicken dann auf "Aktionen".

 

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Nun wählen Sie "Attributwert ändern", wählen dann das Attribut lanes-planes_enabled aus und den Wert yes und speichern im Anschluss.

 

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1.2 Einrichtung bei Lanes & Planes

1.2.1 Hinterlegen des Personio Keys

Sobald Lanes & Planes die Nutzerdaten-Übermittlung für Ihre Organisation freigeschalten hat, erscheint im Bereich Einstellungen & Richtlinien in Ihrem Unternehmenskonto ein eigener Button namens Personio Schlüssel verwalten. (Zugriff auf diese Seite haben Lanes & Planes-Nutzer mit Administrations-Recht.)

 

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Bitte klicken Sie auf Personio Schlüssel verwalten.

Sie werden nun nach Ihrer Personio Client ID und Ihrem Personio Client Secret gefragt. Wie Sie diesen spezifischen Personio Schlüssel (Client ID und Client Secret) in Ihrem Personio Unternehmenskonto generieren können, sehen Sie in Punkt 1.1.2 Personio Schlüssel über die API-Zugangsdaten generieren und Attribute zuordnen

Tragen Sie den Personio Schlüssel nun hier ein und klicken auf Speichern:

 

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1.2.2 Einrichten des automatischen Nutzerimports und automatischen Einladungsemail-Versands und Hinterlegen eines Standardmanagers

Diese Einstellungen können Sie im Bereich Einstellungen & Richtlinien > Allgemeine Einstellungen hinterlegen.

Sie können selbst entscheiden, ob die Nutzerdaten aus Personio automatisch alle 6 Stunden zu Lanes & Planes hochgeladen und aktualisiert werden sollen.

Ebenso können Sie festlegen, ob die neu erstellten Nutzer in Lanes & Planes automatisch per Email eingeladen werden sollen.

Die meisten Lanes & Planes-Kunden verwenden organisationsweite Nutzereinstellungen, die die Hinterlegung eines Managers bei den einzelnen Reisenden voraussetzen. Falls das bei Ihrem Unternehmen nicht der Fall sein sollte, so können Sie diesen Abschnitt ignorieren. Sollten Ihre unternehmensweiten Nutzereinstellungen bei Lanes & Planes die Zuteilung eines Managers voraussetzen, so wählen Sie bitte einen Nutzer als Standardmanager im DropDown-Feld aus. Der korrekte Manager kann den neuen Nutzern im Nachhinein neu zugeteilt werden. Der Standardmanager wird nur neu erstellten Nutzern zugeteilt. Sollte ein Nutzer bereits einen anderen Manager zugeteilt haben, wird dieser Manager nicht durch einen Import mit dem Standardmanager überspielt.

 

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2. Synchronisierung der Nutzerdaten von Personio zu Lanes & Planes

2.1 Überspielte Attribute / Mitarbeiter-Stammdaten

Folgende Nutzerdaten können von Personio an Lanes & Planes direkt über die Schnittstelle übermittelt und aktualisiert werden:

  • Vor- und Nachname
  • Emailadresse
  • Kostenstelle(n)
  • Nutzerkonto aktiv/inaktiv

Es gibt diverse Gründe, weshalb nur diese Attribute/ Mitarbeiter-Stammdaten überspielt werden. 

Die Lanes & Planes-Nutzerrolle beispielsweise, müsste erst im System von Personio angelegt werden. Da sich die Rollen bei Lanes & Planes ändern können, kann so nicht gewährleistet werden, dass Sie aktuelle Daten in Ihrem Personio-System vorliegen haben für den Import. Dadurch wäre das synchronisierende Unternehmen gezwungen, Lanes & Planes-spezifische Attribute in Personio zu pflegen.

Ebenso ist der Vorgesetzte im Personio-System nicht gleich bedeutend mit dem Manager bei Lanes & Planes, da zwischen beiden Systemen oftmals die Zuständigkeiten des Vorgesetzten/Managers für bestimmte Aufgaben variieren. Auch hier müsste das synchronisierende Unternehmen zusätzlich und jederzeit Lanes & Planes-spezifische Attribute in Personio pflegen.

Nicht alle Unternehmen hinterlegen das Geburtsdatum ihrer Mitarbeiter, daher kann nicht sichergestellt werden, dass dieses Attribut für den Import vorliegt. 

 

2.2 Zeitpunkt der Synchronisierung

Die aktuellen Nutzerdaten aus Personio werden automatisch alle 6 Stunden über die Schnittstelle an Lanes & Planes weitergeleitet und erneuert. Ob neue Nutzer automatisch eine Emaileinladung zur Registrierung bei Lanes & Planes erhalten sollen oder nicht, können Sie selbst entscheiden. (Siehe 1.2.2 Einrichten des automatischen Nutzerimports und automatischen Einladungsemail-Versands und Hinterlegen eines Standardmanagers)

Ebenso können Sie im Bereich Nutzerverwaltung den Import der Nutzerdaten selbst aktiv anstoßen, indem Sie auf den Button "Nutzer aus Personio laden" klicken.

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2.3. Informationen über bisherige Nutzerimports

Über den Link Bisherige Personio Nutzerimporte im Unternehmenskonto gelangen Sie zur Übersicht der bisherigen Nutzerimporte.

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Wenn Sie auf Details klicken, erhalten Sie nähere Angaben darüber, welche Nutzer durch den Import neu erstellt bzw. geändert wurden und können direkt auf das jeweilige Nutzerkonto bei Lanes & Planes weiter klicken.

2.4 Weitere Information zur Synchronisierung

Manuelle Änderungen der Nutzerdaten in den Lanes & Planes Nutzerkonten

Bitte beachten Sie, dass manuelle Änderungen im Lanes & Planes-Nutzerkonto von Name, Geschlecht, Kostenstelle(n) und aktivem/inaktivem Nutzerkonto automatisch einmal täglich mit den in Personio gespeicherten und übermittelten Daten überschrieben werden. (Ausnahme: Emailadresse)

Emailadresse

Planen Sie die Emailadresse eines Mitarbeiters in Personio zu ändern, so ändern Sie die Emailadresse bitte zuvor in Ihrem Lanes & Planes Konto ab. Da unser System einen Mitarbeiter nur anhand seiner Emailadresse eindeutig identifizieren kann, würde anderenfalls ein neuer Nutzer mit der geänderten Emailadresse erstellt und der bestehende Nutzer deaktiviert werden. Bitte stellen Sie unbedingt sicher, dass die in Personio hinterlegte Emailadresse des Mitarbeiters bereits existiert. Sollten Sie Nutzer mit Lanes & Planes synchronisieren, die nicht-existierende Emailadressen haben, erhält der Nutzer keine Emails von Lanes & Planes, auch wenn die Emailadresse im Nachgang von Ihnen erstellt wird.

Kostenstelle(n)

Sollten aus Personio Kostenstellen übermittelt werden, die noch nicht im Lanes & Planes Unternehmenskonto gespeichert sind, so werden diese Kostenstellen im Lanes & Planes-Unternehmenskonto neu erstellt. Achten Sie daher bitte immer darauf, dass die Kostenstellen in Personio und Lanes & Planes identisch sind, da sonst möglicherweise ungewünschte, zusätzliche Kostenstellen im Lanes & Planes Unternehmenskonto erstellt werden.

Mehrere Rechnungsprofile

Sollten Sie mit mehreren Rechnungsprofilen arbeiten, beachten Sie bitte, dass Nutzern das Hauptrechnungsprofil zugewiesen wird. Hat ein Nutzer mehrere Rechnungsprofile oder ein anderes Rechnungsprofil als das Hauptrechnungsprofil, muss dieses im Lanes & Planes Nutzerkonto neu zugewiesen werden. Die Rechnungsprofile, die einem existierenden Nutzer bereits zugeordnet sind, werden durch einen Import nicht überschrieben.

Standardmanager

Sollten Sie auf Grund Ihrer unternehmensweiten Nutzereinstellungen für den Import einen Standardmanager hinterlegt haben, so stellen Sie bitte sicher, dass Sie dem neuen Nutzer im Anschluss den korrekten Manager hinterlegen. 

 

 

 

 

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