Nutzerdaten aus Microsoft Azure Active Directory (AAD) zu Lanes & Planes einspielen und aktualisieren

Lanes & Planes bietet Ihnen die Möglichkeit, bestimmte Nutzerdaten Ihrer Mitarbeiter direkt und automatisch aus Microsoft Azure Active Directory (AAD) zu Lanes & Planes importieren und aktualisieren zu lassen.

In diesem Artikel erfahren Sie, was für die Einrichtung der Schnittstelle benötigt wird und wie der Nutzerimport funktioniert.

 

1. Einrichten der Integration bei Lanes & Planes und AAD

1.1 Einrichtung bei AAD

1.2 Einrichtung bei Lanes & Planes

1.2.1 Hinterlegen der AAD API-Schlüssel

1.2.2 Einrichten des automatischen Nutzerimports und automatischen Einladungsemail-Versands und Hinterlegen eines Standardmanagers

2. Synchronisierung der Nutzerdaten von AAD zu Lanes & Planes

2.1 Überspielte Attribute / Mitarbeiter-Stammdaten

2.2 Zeitpunkt der Synchronisierung

2.3. Informationen über bisherige Nutzerimports

2.4 Weitere Information zur Synchronisierung

 

 

1. Einrichten der Integration bei Lanes & Planes und AAD

Sind Sie daran interessiert, die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter automatisch aus Microsoft Azure Active Directory zu Lanes & Planes importieren und aktualisieren zu lassen? Dann geben Sie gerne Ihrem Ansprechpartner in der Implementierung oder im Account Management Bescheid.

1.1 Einrichtung bei AAD

Erstellen Sie sich in Ihrem AAD Unternehmenskonto das folgenden API-Schlüssel-Set:

- Tenant

- Client ID

- Client Secret

- Group ID

1.2 Einrichtung bei Lanes & Planes

1.2.1 Hinterlegen der AAD API-Schlüssel

Sobald Lanes & Planes die Nutzerdaten-Übermittlung für Ihre Organisation freigeschalten hat, erscheint im Bereich Einstellungen & Richtlinien in Ihrem Unternehmenskonto ein eigener Button namens Azure Schlüssel verwalten. (Zugriff auf diese Seite haben Lanes & Planes-Nutzer mit Administrations-Recht.)

Bitte klicken Sie auf Azure Schlüssel verwalten.

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Hinterlegen Sie nun die folgenden Informationen aus Ihrem AAD-Unternehmenskonto und speichern Sie im Anschluss:

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1.2.2 Einrichten des automatischen Nutzerimports und automatischen Einladungsemail-Versands und Hinterlegen eines Standardmanagers

Diese Einstellungen können Sie im Bereich Einstellungen & Richtlinien > Allgemeine Einstellungen hinterlegen.

Sie können selbst entscheiden, ob die Nutzerdaten aus AAD automatisch alle 6 Stunden zu Lanes & Planes hochgeladen und aktualisiert werden sollen.

Ebenso können Sie festlegen, ob die neu erstellten Nutzer in Lanes & Planes automatisch per Email eingeladen werden sollen.

Die meisten Lanes & Planes-Kunden verwenden organisationsweite Nutzereinstellungen, die die Hinterlegung eines Managers bei den einzelnen Reisenden voraussetzen. Falls das bei Ihrem Unternehmen nicht der Fall sein sollte, so können Sie diesen Abschnitt ignorieren. Sollten Ihre unternehmensweiten Nutzereinstellungen bei Lanes & Planes die Zuteilung eines Managers voraussetzen, so wählen Sie bitte einen Nutzer als Standardmanager im DropDown-Feld aus. Der korrekte Manager kann den neuen Nutzern im Nachhinein neu zugeteilt werden. Der Standardmanager wird nur neu erstellten Nutzern zugeteilt. Sollte ein Nutzer bereits einen anderen Manager zugeteilt haben, wird dieser Manager nicht durch einen Import mit dem Standardmanager überspielt.

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2. Synchronisierung der Nutzerdaten von AAD zu Lanes & Planes

2.1 Überspielte Attribute / Mitarbeiter-Stammdaten

Folgende Nutzerdaten können von AAD an Lanes & Planes direkt über die Schnittstelle übermittelt und aktualisiert werden:

  • Vor- und Nachname
  • Emailadresse
  • Kostenstelle(n)
  • Nutzerkonto aktiv/inaktiv

Es gibt diverse Gründe, weshalb nur diese Attribute/ Mitarbeiter-Stammdaten überspielt werden. 

Die Lanes & Planes-Nutzerrolle beispielsweise, müsste erst bei AAD angelegt werden. Da sich die Rollen bei Lanes & Planes ändern können, kann so nicht gewährleistet werden, dass Sie aktuelle Daten in AAD vorliegen haben für den Import. Dadurch wäre das synchronisierende Unternehmen gezwungen, Lanes & Planes-spezifische Attribute in AAD zu pflegen.

Ebenso ist der Vorgesetzte bei AAD nicht gleich bedeutend mit dem Manager bei Lanes & Planes, da zwischen beiden Systemen oftmals die Zuständigkeiten des Vorgesetzten/Managers für bestimmte Aufgaben variieren. Auch hier müsste das synchronisierende Unternehmen zusätzlich und jederzeit Lanes & Planes-spezifische Attribute in AAD pflegen.

Nicht alle Unternehmen hinterlegen das Geburtsdatum ihrer Mitarbeiter, daher kann nicht sichergestellt werden, dass dieses Attribut für den Import vorliegt. 

 

2.2 Zeitpunkt der Synchronisierung

Die aktuellen Nutzerdaten aus AAD werden automatisch alle 6 Stunden über die Schnittstelle an Lanes & Planes weitergeleitet und erneuert. Ob neue Nutzer automatisch eine Emaileinladung zur Registrierung bei Lanes & Planes erhalten sollen oder nicht, können Sie selbst entscheiden. (Siehe 1.2.2 Einrichten des automatischen Nutzerimports und automatischen Einladungsemail-Versands und Hinterlegen eines Standardmanagers)

Ebenso können Sie im Bereich Nutzerverwaltung den Import der Nutzerdaten selbst aktiv anstoßen, indem Sie auf den Button "Nutzer aus Azure laden" klicken.

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2.3. Informationen über bisherige Nutzerimports

Über den Link Bisherige Nutzerimporte im Unternehmenskonto gelangen Sie zur Übersicht der bisherigen Nutzerimporte.

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Wenn Sie auf Details klicken, erhalten Sie nähere Angaben darüber, welche Nutzer durch den Import neu erstellt bzw. geändert wurden und können direkt auf das jeweilige Nutzerkonto bei Lanes & Planes weiter klicken.

2.4 Weitere Information zur Synchronisierung

Manuelle Änderungen der Nutzerdaten in den Lanes & Planes Nutzerkonten

Bitte beachten Sie, dass manuelle Änderungen im Lanes & Planes-Nutzerkonto von Name, Geschlecht, Kostenstelle(n) und aktivem/inaktivem Nutzerkonto automatisch mit den in AAD gespeicherten und übermittelten Daten überschrieben werden. (Ausnahme: Emailadresse)

Emailadresse

Planen Sie die Emailadresse eines Mitarbeiters in AAD zu ändern, so ändern Sie die Emailadresse bitte zuvor im Lanes & Planes Konto ab. Da unser System einen Mitarbeiter nur anhand seiner Emailadresse eindeutig identifizieren kann, würde anderenfalls ein neuer Nutzer mit der geänderten Emailadresse erstellt und der bestehende Nutzer deaktiviert werden. Bitte stellen Sie unbedingt sicher, dass die in AAD hinterlegte Emailadresse des Mitarbeiters bereits existiert. Sollten Sie Nutzer mit Lanes & Planes synchronisieren, die nicht-existierende Emailadressen haben, erhält der Nutzer keine Emails von Lanes & Planes, auch wenn die Emailadresse im Nachgang von Ihnen erstellt wird.

Kostenstelle(n)

Sollten aus AAD Kostenstellen übermittelt werden, die noch nicht im Lanes & Planes Unternehmenskonto gespeichert sind, so werden diese Kostenstellen im Lanes & Planes-Unternehmenskonto neu erstellt. Achten Sie daher bitte immer darauf, dass die Kostenstellen in AAD und Lanes & Planes identisch sind, da sonst möglicherweise ungewünschte, zusätzliche Kostenstellen im Lanes & Planes Unternehmenskonto erstellt werden.

Mehrere Rechnungsprofile

Sollten Sie mit mehreren Rechnungsprofilen arbeiten, beachten Sie bitte, dass Nutzern das Hauptrechnungsprofil zugewiesen wird. Hat ein Nutzer mehrere Rechnungsprofile oder ein anderes Rechnungsprofil als das Hauptrechnungsprofil, muss dieses im Lanes & Planes Nutzerkonto neu zugewiesen werden. Die Rechnungsprofile, die einem existierenden Nutzer bereits zugeordnet sind, werden durch einen Import nicht überschrieben.

Standardmanager

Sollten Sie auf Grund Ihrer unternehmensweiten Nutzereinstellungen für den Import einen Standardmanager hinterlegt haben, so stellen Sie bitte sicher, dass Sie dem neuen Nutzer im Anschluss den korrekten Manager hinterlegen. 

 

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