Einstellungen im Unternehmenskonto

Als Administrator haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten um Ihr Unternehmenskonto – und somit die Optionen für Ihre Reisenden – passend zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu individualisieren. Sie können die Individualisierungen sowohl für alle Reisenden oder für bestimmte Gruppen von Reisenden vornehmen. Im Folgenden werden Ihnen die unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten vorgestellt:

- Deaktivieren der Buchungsfunktion: Sie können entscheiden, ob Ihre Reisenden oder bestimmte Gruppen von Reisenden - Ihre Reisebuchungen selbstständig vornehmen können - oder ob Buchungen nur von Travel Assistants vorgenommen werden und die Reisenden lediglich die Reiseunterlagen erhalten.

- Deaktivieren der Funktion zum Hochladen von Belegen: Mit dieser Funktion haben Ihre Reisenden die Möglichkeit, alle Belege Ihrer Reisen und weitere Reisekostenauslagen zu Ihren Reisen hinzuzufügen. Die Belege werden nach Abschluss der Reise als Reisekostenabrechnung digital an die Buchhaltung übermittelt. Wir sie deaktiviert, müssen die Reisenden die Reisekostenabrechnung über andere/externe Systeme vornehmen.

- Aktivieren der Pflichteingabe für Kostenstellen: Wenn innerhalb Ihres Unternehmens Kostenstellen (dem Reisenden fest zugeordnet) verwendet werden, haben Sie hiermit die Möglichkeit für Ihre Reisenden die Kostenstellen zu hinterlegen und diese sind bei Buchung verpflichtet der Reise eine Kostenstelle zuzuordnen.

- Aktivierung des nachgelagerten Genehmigungsverfahrens für Reiseauslagen und Reisekosten: Unabhängig von der Erstellung von Reiserichtlinien für Ihre Reisenden haben Sie die Möglichkeit, ein nachgelagertes Genehmigungsverfahren von Reisekosten durch den Vorgesetzten/Manager einzurichten. Durch Aktivierung der Managergenehmigung müssen abgeschlossene Reisen und deren Auslagen erst vom Manager genehmigt werden, bevor die Reisekostenabrechnung an die Buchhaltung übermittelt wird. Sie können dabei individuell einstellen, ob der Manager bei Abschluss einer Reise eine E-Mail für die Genehmigung erhält oder ob dieser proaktiv in regelmäßigen Abständen die zu genehmigenden Reisen prüfen soll.

Aktivierung von Reiserichtlinien: Sie können für Ihr Unternehmen umfangreiche Reiserichtlinien einstellen. Der Reisende erhält bei einem Verstoß gegen die Reiserichtlinien eine entsprechende Warnung, kann die Buchung aber dennoch vornehmen. Ferner können Sie einrichten, ob der Reisenden bei Verstoß gegen die Reiserichtlinien eine Rechtfertigung eintragen muss und ob umgehend der Vorgesetzte via E-Mail über den Verstoß informiert werden soll.

Wenn Sie die Einstellungen Ihres Unternehmenskontos individualisieren möchten, hilft Ihnen Ihr Lanes & Planes Serviceteam gerne bei der Einrichtung.

 

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