Als Administrator haben Sie diverse Einstellungsmöglichkeiten um Ihr Unternehmenskonto – und somit die Optionen für Ihre Reisenden – passend zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu individualisieren. Sie können die Individualisierungen sowohl für alle Reisenden oder für bestimmte Reisende vornehmen. Im Folgenden werden Ihnen die unterschiedlichen Einstellungsmöglichkeiten vorgestellt:
- Verpflichtende Einzelfallbegründung für alle Buchungen außerhalb der Reiserichtlinie vor Buchungsabschluss:
Bei Verstoß gegen eine Reiserichtlinie muss der Nutzer vor Abschluss der Buchung eine Begründung abgeben.
- Manager wird über alle Buchungen unverzüglich per Email informiert, welche die Reiserichtlinie des Nutzers überschreiten:
Bei Verstoß gegen eine Reiserichtlinie wird automatisch eine Informationsemail an den Travel Manager des Nutzer gesendet.
- Nachgelagerte Managergenehmigung verpflichtend für alle Buchungen und Auslagen:
Alle Buchungen und Auslagenabrechungen werden dem Travel Manager nach der Einreichung zur Genehmigung übermittelt.
- Nachgelagerte Managergenehmigung NUR für Buchungen außerhalb der Reiserichtlinie:
Nur Buchungen außerhalb der Reiserichtlinie werden dem Travel Manager nach der Einreichung zur Genehmigung übermittelt.
- Nachgelagerte Managergenehmigung für alle Auslagen- & Spesenabrechnungen:
Alle Auslagen- & Spesenabrechnungen werden dem Travel Manager nach der Einreichung zur Genehmigung übermittelt.
Weitere Informationen zur Managergenehmigung finden Sie hier.
- Kostenstelle als Pflichtfeld:
Die Angabe der Kostenstelle ist bei einer Buchung verpflichtend.
- Zweck der Reise als Pflichtfeld:
Die Angabe für den Zweck der Reise ist bei einer Buchung verpflichtend.
- Referenznummer als Pflichtfeld:
Die Angabe einer Referenznummer ist bei einer Buchung verpflichtend.
- Kopie jeder Buchungsbestätigung an folgende Email-Adresse (gilt für alle Nutzer):
Eine Buchungsbestätigung jeder Buchung wird an die eingetragene Email-Adresse geschickt.
- Spesen- & Auslagen Tool deaktiviert:
Ist das Spesen- & Auslagen Tool deaktiviert, können keine Belege mehr erfasst werden.
- Email-Benachrichtigung für Travel Manager über nachgelagerte Reise- & Auslagengenehmigung deaktiviert:
Der Travel Manager erhält keine automatisch Emails mehr für die nachgelagerte Managergenehmigung.
- Email-Erinnerung an Nutzer über nicht eingereichte Buchung oder Auslagenabrechnung:
E-Mail wird pro Buchung/Auslagenabrechnung versandt. 1. Erinnerung: 1 Woche nach Enddatum. 2. Erinnerung: 2 Wochen nach Enddatum.
Wenn Sie die Einstellungen Ihres Unternehmenskontos individualisieren möchten, hilft Ihnen Ihr Lanes & Planes Serviceteam gerne bei der Einrichtung.
Weitere Informationen finden Sie hier im Video:
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