Managergenehmigung

Was ist eine Managergenehmigung?

Durch die Managergenehmigung können Reisen und/ oder Belege einer Reise genehmigt bzw. abgelehnt werden. Hierbei wird unterschieden zwischen einem vorgelagerten Dienstreiseantrag und einer nachgelagerten Managergenehmigung. Die nachgelagerte Managergenehmigung erfolgt nach dem Einreichen einer Buchung oder Spesen- und Auslagenabrechnung. 

Wann greift eine Managergenehmigung?

Die Genehmigung greift in verschiedenen Fällen: 

• alle Buchungen und Spesen- und Auslagenabrechnungen
• Buchungen außerhalb der Reiserichtlinie
• nur das Einreichen von Spesen- und Auslagen

Ob und in welchen Fällen Sie eine nachgelagerte Managergenehmigung wünschen, kann der Administrator Ihrer Organisation im Unternehmenskonto und in den individuellen Nutzereinstellungen unter Einstellungen & Richtlinien auswählen.

Wie weise ich einen Manager den Reisenden zu?

Als Administrator können Sie einem Nutzer einen oder mehrere Manager zuweisen. Hierzu folgen Sie folgendem Pfad: 

Unternehmenskonto > Nutzer > Nutzer suchen > Ändern > Travel Manager: Auswahl aus dem Drop Down Menü

Nachgelagerte Managergenehmigung aus Sicht des Reisenden

Jeder Reisende kann bei einer nachgelagerten Managergenehmigung seine Buchung uneingeschränkt vornehmen. 

Sobald alle Reiseleistungen in der Vergangenheit liegen, kann die Reise zur Genehmigung an den Manager übermittelt werden. Hierzu klicken Sie im Nutzerkonto auf "Buchungen & Tickets". Unter dem Reiter "Vergangen" finden Sie alle Reisen, die Sie einreichen können. 

Jeder Nutzer hat ebenfalls die Möglichkeit seine Spesen- und Auslagenabrechnung zu machen und auf die gleiche Weise zur Genehmigung einzureichen.

Nach dem Einreichen finden Sie Ihre Buchung unter dem Reiter "Eingereicht". 

Sollte der Manager ablehnen, findet sich die Buchung unter dem Reiter "Abgelehnt" und kann bearbeitet und neu eingereicht werden. Wenn der Manager genehmigt, findet sich die Reise unter dem Reiter "Abgeschlossen". 

Nachgelagerte Managergenehmigung aus Sicht des Managers

Sobald der Reisende eine Reise eingereicht hat, kann der Manager diese im Unternehmenskonto im Bereich "Manager Genehmigungen" einsehen

Durch Klicken auf "Details für Buchung XXXX" kann sich der Manager die Details der Reise oder Spesen- und Auslagenabrechnung darstellen lassen. Hier sind Sowohl Hin- und Rückreise als auch eventuelle Hotelaufenthalte aufgelistet. Hat der Reisende zusätzliche Belege eingereicht, finden sich diese weiter unten. Durch Klicken auf "Anzeigen" lassen sich die Details darstellen.

Nun hat der Manager die Möglichkeit die Genehmigung zu erteilen oder abzulehnen (inkl. Kommentar). Bei einer Ablehnung geht die Buchung zurück an den Reisenden und kann nach Bearbeitung erneut eingereicht werden. 

Wie ist der Zusammenhang zwischen der Managergenehmigung und der Buchhalterischen Prüfung? 

Sobald eine Reise eingereicht wurde, können Sie unter "Anzeigen" den Status einsehen: 

Falls Sie als Einstellung eine mehrstufige Belegprüfung eingerichtet haben, müssen sowohl Manager als auch Buchhalter genehmigen, damit die Reise oder Spesen- und Auslagenabrechnung gesamt abgeschlossen ist und in der Buchhaltungsübersicht aufgeführt werden kann. Die beiden Genehmigungs- bzw. Prüfungsprozesse sind jedoch unabhängig voneinander. Das bedeutet, dass die Reihenfolge nicht voreingestellt ist, wann Manager oder Buchhalter genehmigen müssen.