Buchhalterische Zuständigkeit
Mit der buchhalterischen Zuständigkeit legen Sie fest, für welche Rechnungsprofile ein Buchhalter Auslagen und Rechnungsdokumente einsehen und prüfen darf. So stellen Sie sicher, dass jeder Buchhalter nur die Belege der Firmen bzw. Profile sieht, für die er tatsächlich zuständig ist.
Wann ist das sinnvoll?
Wenn in Ihrer Organisation mehrere Buchhalter für unterschiedliche Tochtergesellschaften oder Rechnungsprofile verantwortlich sind, verhindern Sie damit, dass jemand Belege aus anderen Bereichen einsehen kann. Das betrifft Nutzer, Buchungen, Tickets, Auslagen und Abrechnungsdokumente.
So richten Sie die Zuständigkeit ein
- Öffnen Sie das Benutzerprofil der betreffenden Person.
- Weisen Sie der Person die Rolle Buchhalter zu. Daraufhin erscheint das Feld Buchhalterische Zuständigkeit.
- Wählen Sie im Feld ein oder mehrere Rechnungsprofile aus, für die der Buchhalter zuständig sein soll. Sie können mehrere Profile hinzufügen.
- Speichern Sie die Änderungen.
Auswirkung der Zuständigkeit
Sobald eine Zuständigkeit gesetzt ist, wirkt sie sich wie folgt aus:
- Nutzer: Im Bereich Nutzer sieht der Buchhalter nur noch Nutzer der zugewiesenen Rechnungsprofile. Nutzer, die keinem Rechnungsprofil zugeordnet sind, bleiben für alle Buchhalter sichtbar.
- Buchungen und Tickets: Öffnet der Buchhalter einen Nutzer, sieht er unter Alle Buchungen für [Name] nur dessen Buchungen und Tickets aus den zugewiesenen Rechnungsprofilen. Buchungen, Tickets und Reiserichtlinien & Nutzereinstellungen von Nutzern außerhalb seiner Zuständigkeit kann er nicht öffnen, auch nicht über einen direkten Link.
- Ansicht und Filter: In der Buchhalterischen Prüfung und in der Buchhaltungsübersicht sieht der Buchhalter nur noch die Belege der zugewiesenen Rechnungsprofile, auch im Filter werden ausschließlich diese Profile angezeigt.
- Ausstehende Abrechnungsdokumente: In der Liste Ausstehende Abrechnungsdokumente (für unfakturierte Buchungen) und in deren CSV-Download sind nur noch Einträge der zugewiesenen Rechnungsprofile enthalten.
- Reporting und Statistiken: Der Bereich Reporting unter Buchungen & Statistik steht dem Buchhalter nicht mehr zur Verfügung. Sie umfassen immer die gesamte Organisation und lassen sich nicht nach Rechnungsprofil trennen.
- Benachrichtigungen: Über offene buchhalterische Prüfungen wird nur benachrichtigt, wer für das jeweilige Rechnungsprofil zuständig ist. Buchhalter, die für andere Profile zuständig sind, erhalten zu diesen Auslagen keine Benachrichtigung mehr.
Wird kein Profil ausgewählt, sieht der Buchhalter alle Daten der Organisation und wird für alle Auslagen benachrichtigt.
Auf die eigenen Buchungen und Daten hat jeder Buchhalter weiterhin Zugriff.
Wichtig: Benötigt Ihr Buchhalter Zugriff auf das Reporting, lassen Sie das Feld Buchhalterische Zuständigkeit leer. Mit gesetzter Zuständigkeit entfällt der Zugriff darauf.
Häufige Fragen
Warum sehe ich bestimmte Benutzer nicht mehr?
Diese Benutzer gehören zu einem Rechnungsprofil, für das Sie nicht zuständig sind. Benutzer ohne Rechnungsprofil bleiben für alle Buchhalter sichtbar.
Warum sehe ich Benutzer ohne Rechnungsprofil?
Diese Benutzer lassen sich keinem Bereich zuordnen und bleiben deshalb für jeden Buchhalter sichtbar.
Warum finde ich Reporting und Statistiken nicht mehr?
Diese Auswertungen umfassen die gesamte Organisation. Sobald eine Zuständigkeit gesetzt ist, entfällt der Zugriff darauf.
Wie geben wir einem Buchhalter wieder den vollen Überblick?
Entfernen Sie alle Rechnungsprofile aus dem Feld Buchhalterische Zuständigkeit. Danach sieht der Buchhalter wieder alle Daten der Organisation.
Kann ein Buchhalter für mehrere Rechnungsprofile zuständig sein?
Ja. Er sieht dann die Daten aller zugewiesenen Profile.
Sehe ich meine eigenen Buchungen noch?
Ja. Ihre eigenen Buchungen und Daten sind immer für Sie einsehbar.
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