Anlage von neuen Rechnungsprofilen

Was sind Rechnungsprofile?

Ihr Unternehmen hat verschiedene Unter- bzw. Tochterfirmen oder Sie haben mehrere Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID), dann möchten Sie natürlich, dass die Reisen auf die korrekte Rechnungsadresse verbucht werden. Mit den sogenannten Invoice Profiles (=Rechnungsprofilen) ist es möglich Ihren Mitarbeitern verschiedene Rechnungsadressen zuzuweisen. Bucht Ihr Mitarbeiter eine Reise wird die Rechnung automatisch und unkompliziert an die jeweilige Firma gesendet. Die Einstellung können Sie dann auch jederzeit im Nutzerkonto des Reisenden ändern. Je Rechnungsprofil können unterschiedliche Bankkonten hinterlegt werden.

Beispiel: Die Firma Group AG hat zwei Tochterfirmen:

• Tochterfirma 1 (Produktion)
• Tochterfirma 2 (Vertrieb)

Welche Rechnungsadresse muss ich eintragen?

Bitte geben Sie die Rechnungsadresse der neuen Firma (Tochterfirma) = Rechnungsprofil an.

Was ist eine ERP Integration?

Die ERP Integration ist eine Vollautomatisierung der Datensätze, die Sie im Form einer CSV-Datei (darin befinden sich alle von Ihnen kontierten Rechnungen & Auslagenabrechnungen) erhalten und diese können Sie dann direkt in Ihrer Buchhaltungssoftware hochladen.
Sie erhalten automatisiert und in der korrekten Kontierung alle fakturierten Reisen und alle Auslagenabrechnungen mit den dazugehörigen Kreditorenkonten der Mitarbeiter. Der CSV-Export wird immer wöchentlich montags gesendet.

Muss ich neue Kostenstellen erstellen bzw. kann ich die alten Kostenstellen übertragen?

Nein, Sie müssen keine neuen Kostenstellen erstellen. Jedoch könnte es manchmal Sinn machen für andere Rechnungsprofile andere Kostenstellen zu erstellen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die neuen Kostenstellen im gleichen Format wie die bereits vorhandene anzulegen sind.

Werden neue Nutzerkonten für dieses Rechnungsprofil erstellt?

Sie können gerne neue Nutzerkonten erstellen, die dem neuen Rechnungsprofil zugeordnet werden können. Bitte beachten Sie, die neuen Nutzerkonten mit den ERP-relevanten Daten wie z.B. Kreditoren anzulegen. Ab einer Anzahl von 15 Nutzerkonten unterstützen wir Sie gerne dabei.

Haben alle Nutzerkonten das neue Rechnungsprofil?

Als Admin haben Sie die Möglichkeit die gewünschten Nutzer dem neuen Rechnungsprofil zuzuordnen. Gerne unterstützen wir Sie dabei, wenn Sie uns genau mitteilen welche Reisende, welchen Rechnungsprofilen zugeordnet werden sollen.

Ab wann kann ich das Rechnungsprofil benutzen?

Das Lanes & Planes Team wird für Sie das neue Rechnungsprofil anlegen, anschließend ist das Profil sofort sichtbar. Sobald die Zahlungsmodalitäten eingestellt wurde bestätigen wir Ihnen die Anlage des Rechnungsprofils, dieses ist erst dann einsatzbereit.

Wie viele Rechnungsprofile kann ich über die TypeForm anlegen?

Über die TypeForm können Sie maximal 1 Rechnungsprofil anfragen. Sobald mehr anlegt werden sollen, muss die TypeForm nochmal ausgefüllt werden. Eine maximale Anzahl für Rechnungsprofile besteht nicht.

Warum haben wir auf TypeForm umgestellt?

Um Ihnen die Anlage und die Datenübermittlung noch übersichtlicher und einfacher anbieten zu können.