Slack-Anbindung

Mit der Slack-Anbindung erhalten die zuständigen Personen ihre Lanes & Planes Benachrichtigungen und Anfragen direkt in Slack und können dort darauf reagieren, ohne ins Portal zu wechseln.

Slack ist ein zusätzlicher Kanal, kein Ersatz: Die gewohnten E-Mail-Benachrichtigungen laufen unverändert weiter.

Bitte lesen Sie vor Aktivierung der Anbindung die Abschnitte Rechtliche Hinweise und Vor der Aktivierung.

Welche Benachrichtigungen es aktuell gibt

Zum Start wird die Reisefreigabe (Allowance) in Slack unterstützt: Wenn ein Mitarbeitender eine Freigabe für eine Reise anfragt, erhält der zuständige Manager eine Slack-Nachricht und kann direkt dort genehmigen oder mit Begründung ablehnen.

Weitere Benachrichtigungstypen folgen und werden hier ergänzt.

Voraussetzungen

Ihre Organisation muss für die Slack-Anbindung freigeschaltet sein. Ist sie freigeschaltet, erscheint der Bereich Slack in den Einstellungen.
Die Verbindung stellt ein Administrator Ihrer Organisation mit Zugriff auf Einstellungen & Richtlinien her.

Sind Sie an der Slack-Anbindung interessiert, sehen den Bereich aber nicht? Geben Sie Ihrem Ansprechpartner in der Implementierung oder im Account Management Bescheid, dann schalten wir sie für Ihre Organisation frei.

Slack verbinden

Öffnen Sie Einstellungen & Richtlinien > Slack.
Lesen Sie die Hinweise, setzen Sie die beiden Häkchen (Einwilligung in die Datenübertragung und Bestätigung der Berechtigung) und klicken Sie auf Zu Slack hinzufügen.
Sie werden zu Slack weitergeleitet, prüfen die Berechtigungen und klicken auf Zulassen.
Zurück in Lanes & Planes geben Sie die E-Mail-Adresse eines Mitglieds Ihres Slack-Workspace als Empfänger der Testnachricht ein und klicken auf Testnachricht senden. Die Verbindung ist abgeschlossen, sobald die Testnachricht zugestellt wurde.
Die Verbindung ist nun aktiv und zeigt den verbundenen Workspace, wer verbunden hat und wann.

Falls Ihr Workspace eine Freigabe von Apps durch Administratoren verlangt und Sie selbst kein Slack-Administrator sind, wird die App zunächst zur Freigabe eingereicht. Slack benachrichtigt Lanes & Planes nicht über die Freigabe. Nachdem ein Slack-Administrator die App freigegeben hat, klicken Sie erneut auf Zu Slack hinzufügen, um die Verbindung abzuschließen.

Zuordnung über die E-Mail-Adresse

Die Zuordnung, wer welche Nachricht erhält, erfolgt über die E-Mail-Adresse: Lanes & Planes ordnet eine Person ihrem Slack-Account anhand der E-Mail zu. Damit das zuverlässig funktioniert, gilt:

Die E-Mail-Adresse einer Person muss in Lanes & Planes und in Slack übereinstimmen.
Die E-Mail-Adresse darf in Slack nicht von einer anderen Person genutzt werden, da Aktionen sonst nicht eindeutig zugeordnet werden können.
Wird keine passende Slack-Adresse gefunden, erhält die Person die Nachricht wie gewohnt per E-Mail.

Beispiel: Max Mustermann stellt einen Reiseantrag. Zuständig für die Freigabe ist Manager Anna Schmidt. Lanes & Planes sucht den Account von Anna Schmidt im verbundenen Slack-Workspace anhand der hinterlegten E-Mail-Adresse. Wird ein passender Account gefunden, erhält Anna Schmidt die Freigabe-Anfrage in Slack; zusätzlich bekommt sie wie gewohnt eine E-Mail dazu.

Welche Daten übertragen werden und an wen

Aktuell, für die Reisefreigabe, werden die folgenden Daten übermittelt. Welche Daten insgesamt übertragen werden können, hängt von der Art der Benachrichtigung ab (siehe Rechtliche Hinweise).

Bei einer Reisefreigabe werden an den bzw. die zuständigen Manager folgende Daten übermittelt:

Namen der Reisenden (Vor- und Nachname)
Reisezeitraum und Zielort
Services (z.B. Flug, Hotel, Bahn, Bus, Mietwagen)
Ursprungspreis
Abweichung von der Reiserichtlinie
Begründung der Anfrage (Freitext, von der anfragenden Person verfasst)
"Angefragt von", falls die anfragende Person nicht die reisende Person ist
Nach der Entscheidung: Ergebnis, Name der entscheidenden Person und Zeitpunkt

Empfänger ist der von Ihrer Organisation verbundene Slack-Workspace. Die Daten werden dort im mit Ihrer Organisation vereinbarten Umfang verarbeitet.

Welche Rechte Lanes & Planes in Ihrem Workspace erhält

Die App fragt nur die Berechtigungen an, die für diese Funktion nötig sind:

Mitglieder und deren E-Mail-Adressen lesen, um Personen anhand ihrer E-Mail zuzuordnen.
Direktnachrichten an die zugeordneten Personen senden.

Lanes & Planes liest keine Kanäle oder Konversationen und postet nichts in öffentlichen Kanälen.

Rechtliche Hinweise

Bei Aktivierung sendet Lanes & Planes GmbH Benachrichtigungen aus allen Nutzer-Accounts Ihrer Organisation zusätzlich an die Slack-Accounts der Empfänger der Benachrichtigungen Ihrer Organisation.
Übermittelt werden, abhängig von der Art der Benachrichtigung, verschiedene personenbezogene Daten wie z.B. Vor- und Nachname, Geburtsdaten, Nutzerkennung, Privatadresse einer Person oder auch freiwillig von einem Nutzer angegebene Gesundheitsdaten wie Lebensmittelunverträglichkeiten, Allergien oder Barrierefreiheitsbedarf.
Bitte beachten Sie, dass der Anbieter des von Ihrer Organisation betriebenen Slack-Workspace Empfänger der Benachrichtigungen ist und die darin enthaltenen Informationen in dem mit Ihrer Organisation vereinbarten Umfang verarbeitet.
Der Workspace steht unter der Kontrolle Ihrer Organisation, d.h. deren Administratoren können je nach Konfiguration auf dort gespeicherte Nachrichten zugreifen.
Für die Verarbeitung in Slack ist allein Ihre Organisation verantwortlich, nicht die Lanes & Planes GmbH.
Die datenschutzrechtliche Bewertung der Nutzung von Slack liegt bei Ihrer Organisation, nicht bei der Lanes & Planes GmbH.
Die Verwaltung und Löschung der in Slack zugestellten Nachrichten verantwortet Ihre Organisation.
Selbstverständlich stehen Ihnen auch ohne Aktivierung der Slack-Anbindung weiterhin alle Funktionen des SaaS-Tools unverändert zur Verfügung.

Vor der Aktivierung

Bitte prüfen Sie in Ihrer Organisation, ob datenschutz-, betriebsverfassungs- oder andere rechtliche Hindernisse einer Slack-Anbindung entgegenstehen, da mit der Anbindung personenbezogene und andere Daten in ein anderes IT-System übermittelt werden.
Bitte holen Sie sich die explizite Freigabe von den verantwortlichen Personen Ihrer Organisation ein, dass Sie die Aktivierung im Namen und in Vertretung Ihrer Organisation vornehmen dürfen.

Verbindung trennen

Sie können die Anbindung jederzeit ohne Angabe von Gründen beenden:
Einstellungen & Richtlinien > Slack > Trennen

Danach werden keine weiteren Nachrichten an Slack gesendet; alle Benachrichtigungen laufen wieder ausschließlich über E-Mail. Bereits in Slack zugestellte Nachrichten werden dadurch nicht gelöscht.

Häufige Fragen

Wer erhält Benachrichtigungen in Slack?

Nur Personen, die über ihre E-Mail-Adresse einem Slack-Account zugeordnet werden konnten. Wer nicht zugeordnet wird, erhält die Benachrichtigung weiterhin per E-Mail.

Bekomme ich Benachrichtigungen dann doppelt?

Die E-Mail bleibt als verlässlicher Kanal immer aktiv, Slack kommt zusätzlich dazu. So geht nichts verloren, auch wenn eine Person nicht in Slack erreichbar ist.

Kann ich die Slack-Nachrichten nur für mich abschalten?

Nein. Die Anbindung ist organisationsweit. Sie wird beendet, indem Ihre Organisation die Verbindung unter Einstellungen & Richtlinien > Slack > Trennen aufhebt.

Wer kann die Verbindung herstellen oder trennen?

Ein Administrator Ihrer Organisation mit Zugriff auf Einstellungen & Richtlinien.

Ändert sich etwas an der Freigabe oder Buchung selbst?

Nein. Es ändert sich nur der Kanal, über den die Benachrichtigung zugestellt wird. Ablauf und Ergebnis der Freigabe bleiben gleich.

Was passiert mit bereits zugestellten Slack-Nachrichten, wenn wir die Verbindung trennen?

Diese bleiben in Slack und werden von Ihrer Organisation verwaltet.

Help-Center