Microsoft-Teams-Anbindung

Mit der App "Lanes & Planes" für Microsoft Teams können Manager Reiseanträge direkt in Microsoft Teams freigeben oder ablehnen, ohne dazu in die SaaS-Anwendung der Lanes & Planes GmbH („SaaS-Anwendung“) wechseln zu müssen.

Die Nutzung der App “Lanes & Planes” in ihrem Microsoft 365-Tenant ist ein zusätzlicher Kanal und ersetzt nicht die E-Mail-Benachrichtigungen aus der SaaS-Anwendung. Diese werden unverändert an die zuständigen Personen gesendet.

Bitte lesen Sie vor Aktivierung der Anbindung die Abschnitte Nutzungsbedingungen, Rechtliche Hinweise und Vor der Aktivierung.

Nutzungsbedingungen

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung der App “Lanes & Planes” der Lanes & Planes GmbH zur Anbindung des Microsoft 365-Tenants Ihrer Organisation. Ergänzend gelten die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Lanes & Planes GmbH einschließlich der Bedingungen für die Auftragsverarbeitung.

Die Nutzung und Anbindung ist optional und setzt einen kostenpflichtigen Firmenaccount in der SaaS-Anwendung voraus.

Mit dem Setzen der beiden Häkchen in der SaaS-Anwendung erklären Sie im Namen Ihrer Organisation:

• dass die Lanes & Planes GmbH die im Abschnitt Welche Daten übertragen werden und an wen genannten Daten einschließlich der darin enthaltenen personenbezogenen Daten aller Nutzer Ihrer Organisation per Microsoft Teams an die jeweiligen Empfänger übermitteln darf, zum Zweck der Prüfung und Bearbeitung.
• dass Ihre Organisation Sie bevollmächtigt hat, die Anbindung im Namen der Organisation einzurichten, und dass die Nutzung intern freigegeben ist.

Sie können die Erklärung jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Verbindung trennen (siehe Verbindung trennen). Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Übermittlungen bleibt unberührt.

Für die Verantwortlichkeiten gelten die Angaben im Abschnitt Rechtliche Hinweise. 

Was Sie in Microsoft Teams erledigen können

Stellt eine Person in der SaaS-Anwendung einen Reiseantrag, erhält der in der Reiserichtlinie der reisenden Person hinterlegte Manager eine Nachricht im Chat in der App "Lanes & Planes" in Microsoft Teams. Dort kann er den Antrag direkt freigeben, optional mit einem prozentualen Sicherheitsaufschlag auf den angefragten Betrag, oder die Anfrage mit einer Begründung ablehnen.

Voraussetzungen

• Ihre Organisation muss für die Anbindung freigeschaltet sein. Ist sie freigeschaltet, erscheint der Bereich Microsoft Teams in den Einstellungen & Richtlinien.
• Die Verbindung muss durch einen Administrator Ihrer Organisation mit Zugriff auf Einstellungen & Richtlinien aktiviert werden.
• Zusätzlich muss ein Administrator Ihres Microsoft 365-Tenants die App “Lanes & Planes” in Ihrem Microsoft 365-Tenant installieren und in die benötigten Berechtigungen einwilligen. Hierfür ist die Rolle Globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen erforderlich.

Microsoft Teams verbinden

An der Einrichtung sind zwei Personen beteiligt. Das kann auch dieselbe Person sein:

• ein Administrator Ihrer Organisation in der SaaS-Anwendung mit Zugriff auf Einstellungen & Richtlinien.
• ein Administrator Ihres Microsoft 365-Tenants. Für die Einwilligung ist die Rolle Globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen nötig. Das Zulassen der App kann auch ein Teams-Administrator übernehmen.

Der Microsoft-Administrator braucht keinen Zugang zur SaaS-Anwendung.

In der SaaS-Anwendung (Lanes & Planes Administrator)

1. Öffnen Sie Einstellungen & Richtlinien > Microsoft Teams.
2. Lesen Sie diese Produktbeschreibung und die Hinweise und setzen Sie die beiden Häkchen.
3. Klicken Sie auf Link erstellen. Kopieren Sie den Link mit Link kopieren und senden Sie ihn an Ihren Microsoft-Administrator. Der Link ist 7 Tage gültig. Mit Link aufheben machen Sie ihn vorher ungültig. Haben Sie selbst eine der beiden Microsoft-Rollen, können Sie den Link mit Selbst öffnen direkt aufrufen.

Bei Microsoft (Microsoft-Administrator)

4. Lassen Sie die App "Lanes & Planes" im Microsoft Teams Admin Center unter https://admin.teams.microsoft.com/policies/manage-apps für Ihre Organisation zu. Das kann ein Globaler Administrator oder ein Teams-Administrator erledigen. 
5. Öffnen Sie den Link, den Sie vom Lanes & Planes Administrator erhalten haben und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft 365-Konto an. Sie sehen dann, mit welcher Organisation in der SaaS-Anwendung Sie Microsoft Teams verbinden sollen. Ist das richtig, klicken Sie auf Weiter zu Microsoft und bestätigen die angefragten Berechtigungen. Ist es nicht Ihre Organisation, schließen Sie die Seite; es wird nichts verbunden.
6. Zum Schluss sehen Sie eine Bestätigung. Informieren Sie den Lanes & Planes Administrator über die erfolgte Verbindung.

Die Schritte 4 und 5 können in beliebiger Reihenfolge erfolgen. Beide müssen vor Schritt 8 erledigt sein.

Zurück in der SaaS-Anwendung (Lanes & Planes Administrator)

7. Die Seite Microsoft Teams zeigt nun den Namen Ihres Microsoft 365-Tenants. Prüfen Sie, ob es der richtige ist.
8. Geben Sie im Feld Empfänger der Testnachricht die E-Mail-Adresse einer Person aus Ihrem Microsoft 365-Tenant ein und klicken Sie auf Testnachricht senden.
9. Hat Microsoft Teams die Testnachricht angenommen, ist die Verbindung aktiv. Die Seite zeigt den verbundenen Microsoft 365-Tenant, die Person, die die Verbindung hergestellt hat, und das Datum. Kann die Nachricht nicht zugestellt werden, nennt die SaaS-Anwendung den Grund.

Zuordnung über die E-Mail-Adresse

Die Zuordnung, wer welche Nachricht erhält, erfolgt über die E-Mail-Adresse: Lanes & Planes ordnet eine Person ihrem Konto im Microsoft 365-Tenant anhand der E-Mail zu. Damit das zuverlässig funktioniert, gilt:

• Die E-Mail-Adresse einer Person muss in der SaaS-Anwendung und im Microsoft 365-Tenant übereinstimmen.
• Die E-Mail-Adresse darf im Microsoft 365-Tenant nicht von einer anderen Person genutzt werden, da Aktionen sonst nicht eindeutig zugeordnet werden können.
• Wird keine passende Adresse gefunden, kann keine Nachricht via Teams zugestellt werden. Die Nachricht wird jedoch wie gewohnt weiterhin per E-Mail zugestellt.

Welche Daten übertragen werden und an wen

Was der Manager in der App “Lanes & Planes” in Microsoft Teams erhält

Bei einem Reiseantrag werden an den bzw. die zuständigen Manager folgende Daten übermittelt:

• Namen der Reisenden (Vor- und Nachname)
• Reisezeitraum und Zielort
• Services (z.B. Flug, Hotel, Bahn, Bus, Mietwagen)
• Urspünglicher Preis
• Regeln der Reiserichtlinie, gegen die die Reise verstößt (falls vorhanden)
• Falls ausgefüllt: Begründung der Anfrage (Freitext, von der anfragenden Person verfasst)
• "Angefragt von" mit Vor- und Nachname, falls die anfragende Person nicht die reisende Person ist
• Auswahlfeld "Freigeben bis": Hier legt der Manager fest, bis zu welchem Betrag die Reise gebucht werden darf. Zur Auswahl stehen der ursprüngliche Preis oder ein Aufschlag von 5 %, 10 %, 15 %, 20 % oder 25 %. Voreingestellt sind 10 %.
• Link zur Detailansicht in der in die SaaS-Anwendung

Welche Daten Lanes & Planes zusätzlich für die Zustellung an Microsoft übermittelt

Damit die Nachricht die richtige Person erreicht, tauschen Lanes & Planes und Microsoft zusätzlich folgende Daten aus:

• Bei der Einrichtung übermittelt Microsoft an Lanes & Planes die Kennung Ihres Microsoft 365-Tenants. Lanes & Planes speichert sie und gibt sie bei jeder Anfrage an Microsoft mit.
• Bei der ersten Nachricht an einen Manager übermittelt Lanes & Planes dessen E-Mail-Adresse an Microsoft. Microsoft antwortet mit der Microsoft-Kennung des Managers. Lanes & Planes speichert sie und verwendet sie für alle weiteren Nachrichten an diesen Manager.

Die Microsoft-Kennung ist eine feste, von Microsoft vergebene Kennnummer, nicht die E-Mail-Adresse.

Was aus dem Microsoft 365-Tenant an Lanes & Planes zurück übertragen wird

Klickt der Manager auf Freigeben oder Ablehnen (mit Begründung), übermittelt Microsoft Teams an Lanes & Planes:

• die Entscheidung
• bei Freigabe der im Feld "Freigeben bis" gewählte Betrag
• bei Ablehnung die Begründung (optionaler Freitext)
• die Microsoft-Kennung der Person, die entschieden hat. Damit stellen wir sicher, dass nur die Person entscheiden kann, an die die Nachricht gerichtet war. Die Kennung wird mit der Entscheidung gespeichert.

Anschließend wird die Nachricht in Microsoft Teams aktualisiert. Sie zeigt dann das Ergebnis und den Vor- und Nachnamen der entscheidenden Person, bei einer Freigabe zusätzlich den Höchstbetrag und die Uhrzeit, bei einer Ablehnung die Begründung.

Welche Rechte Lanes & Planes in Ihrem Microsoft 365 Tenant erhält

Die Anbindung nutzt vier Anwendungsberechtigungen (Application Permissions). Ihr Globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen in Ihrem Microsoft 365-Tenant erteilt sie einmalig bei der Einrichtung. Die App verwendet diese Rechte selbst, ohne dass sich dafür eine Person anmelden muss. Sie gelten deshalb für Ihren gesamten Microsoft 365-Tenant. Wir nutzen davon jeweils nur einen kleinen Teil:

• User.Read.All
  Was die Berechtigung erlaubt: das Lesen der Benutzerprofile in Ihrem Microsoft 365-Tenant, z. B. Name, E-Mail-Adresse, Jobtitel oder Abteilung.
  Was wir davon nutzen: Soll ein Manager eine Nachricht erhalten, suchen wir im Microsoft 365-Tenant gezielt nach seiner E-Mail-Adresse. Dabei fragen wir nur drei Angaben ab: seine Microsoft-Kennung, ob sein Konto aktiv ist und ob es ein Gastkonto ist. Wir lesen keine Nutzerlisten aus und rufen keine weiteren Profildaten ab.

• TeamsAppInstallation.ReadWriteSelfForUser.All
  Was die Berechtigung erlaubt: das Hinzufügen und Entfernen der App "Lanes & Planes" bei einzelnen Personen. Die Berechtigung gilt nur für unsere eigene App, nicht für andere Apps in Ihrem Microsoft 365-Tenant.

Was wir davon nutzen: Erhält ein Manager zum ersten Mal eine Nachricht, fügen wir die App bei ihm hinzu. Erst dadurch entsteht der Chat, in dem die Nachricht ankommt. 

• AppCatalog.Read.All
  Was die Berechtigung erlaubt: das Lesen des App-Katalogs Ihrer Organisation.

Was wir davon nutzen: Wir suchen dort einmalig die App "Lanes & Planes", um sie den Managern hinzufügen zu können.

• Organization.Read.All
  Was die Berechtigung erlaubt: das Lesen der Grunddaten Ihres Microsoft 365-Tenants.
  Was wir davon nutzen: nur den Namen und die Kennung Ihres Microsoft 365-Tenants. Damit prüfen wir, ob die Verbindung noch aktiv ist, und zeigen in der SaaS-Anwendung an, mit welchem Tenant Sie verbunden sind.

Die Nachrichten selbst senden wir nicht über diese Berechtigungen, sondern über den Bot-Dienst von Microsoft (Microsoft Azure AI Bot Service, siehe Rechtliche Hinweise).

Wozu Lanes & Planes keine Berechtigungen hat

Die App "Lanes & Planes" hat keinen Zugriff auf:

• Kanäle, Chats oder Nachrichten in Ihrem Microsoft 365-Tenant
• Postfächer, Dateien oder Kalender
• andere Apps in Ihrem Microsoft 365-Tenant

Die App sendet Nachrichten nur im persönlichen Chat mit dem jeweiligen Manager, nicht in Kanälen oder Gruppenchats.

Rechtliche Hinweise

• Bei Aktivierung sendet die Lanes & Planes GmbH Benachrichtigungen aller Nutzer Ihrer Organisation aus der SaaS-Anwendung zusätzlich per Microsoft Teams an die jeweiligen Empfänger in Ihrer Organisation.
• Übermittelt werden, abhängig von der Art der Benachrichtigung, verschiedene personenbezogene Daten wie z.B. Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Microsoft-Kennung, Privatadresse einer Person oder auch freiwillig von einem Nutzer angegebene Gesundheitsdaten wie Lebensmittelunverträglichkeiten, Allergien oder Barrierefreiheitsbedarf.
• Bitte beachten Sie, dass der Anbieter des von Ihrer Organisation betriebenen Microsoft 365-Tenant Empfänger der Benachrichtigungen ist und die darin enthaltenen Informationen in dem mit Ihrer Organisation vereinbarten Umfang verarbeitet.
• Für die technische Übertragung zwischen der SaaS-Anwendung und Microsoft Teams, in beide Richtungen, setzen wir den Microsoft Azure AI Bot Service der Microsoft Ireland Operations Limited, Irland, als Unterauftragnehmer ein; der Dienst vermittelt und überträgt die Benachrichtigungen und die Antworten darauf ausschließlich, verarbeitet sie dazu in der Europäischen Union und speichert deren Inhalt nur vorübergehend für weniger als 24 Stunden. Eine inhaltliche Auswertung oder ein Training von Modellen künstlicher Intelligenz findet nicht statt. Weitere Informationen finden Sie in Ziffer 4.9 unserer Datenschutzerklärung und in Ziffer 5. der Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag.
• Ihr Microsoft 365-Tenant steht unter der Kontrolle Ihrer Organisation, d.h. deren Administratoren können je nach Konfiguration auf dort verarbeitete Nachrichten zugreifen.
• Für die Verarbeitung in Microsoft Teams ist allein Ihre Organisation verantwortlich, nicht die Lanes & Planes GmbH.
• Die datenschutzrechtliche Bewertung der Nutzung von Microsoft Teams liegt bei Ihrer Organisation, nicht bei der Lanes & Planes GmbH.
• Die Verwaltung und Löschung der in Microsoft Teams zugestellten Nachrichten verantwortet Ihre Organisation.
• Selbstverständlich stehen Ihnen auch ohne Aktivierung der Microsoft Teams Anbindung weiterhin alle Funktionen der SaaS-Anwendung unverändert zur Verfügung.

Datenschutzrechtliche Hinweise

• Rollen: 
  Für die in der SaaS-Anwendung verarbeiteten Daten ist der Kunde Verantwortlicher, Lanes & Planes Auftragsverarbeiter. Für die Übertragung zwischen der SaaS-Anwendung und Microsoft Teams setzt Lanes & Planes den Microsoft Azure AI Bot Service der Microsoft Ireland Operations Limited als Unterauftragnehmer ein; der Dienst ist in der Anlage „Unterauftragnehmer" zum Auftragsverarbeitungsvertrag aufgeführt. Sobald eine Benachrichtigung in Microsoft Teams zugestellt ist, liegt sie im Microsoft 365-Tenant des Kunden und damit in dessen alleiniger Verantwortung.
• Übermittelte Daten: 
  Übermittelt werden die E-Mail-Adresse des Empfängers (zur Suche seines Microsoft 365-Kontos), die Microsoft-Kennungen des Empfängers und des Microsoft 365-Tenants des Kunden sowie der Inhalt der Benachrichtigung. Welche Daten eine Benachrichtigung enthält und was an Lanes & Planes zurückgeht, ist im Abschnitt Welche Daten übertragen werden und an wen aufgeführt.
• Verarbeitungszweck: 
  Der Azure AI Bot Service überträgt die Nachrichten ausschließlich zwischen der SaaS-Anwendung und Microsoft Teams des Kunden. Eine inhaltliche Auswertung der Nachrichten und ein Training von Modellen künstlicher Intelligenz finden nicht statt.
• Verarbeitungsort: 
  Lanes & Planes nutzt eine europäische Instanz des Dienstes. Die Verarbeitung findet in der Europäischen Union statt. Zugriffe von Microsoft-Gesellschaften in Drittländern zu Wartungs- und Supportzwecken sind nicht ausgeschlossen und durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission abgesichert.
• Speicherdauer: 
  Nachrichteninhalte werden im Azure AI Bot Service nur vorübergehend für weniger als 24 Stunden gespeichert. Für die Speicherdauer der zugestellten Nachrichten im Microsoft 365-Tenant des Kunden gelten die Aufbewahrungsrichtlinien des Kunden. Bei Lanes & Planes werden die Daten der Verbindung (Kennung und Name des Microsoft 365-Tenants) sowie die Microsoft-Kennungen der Empfänger gespeichert, solange die Verbindung besteht, und gelöscht, wenn sie getrennt wird. Hat eine Person über Microsoft Teams über einen Reiseantrag entschieden, bleibt ihre Microsoft-Kennung als Nachweis dieser Entscheidung beim Reiseantrag gespeichert. Ebenso bleibt gespeichert, wer die Erklärungen zur Microsoft Teams Anbindung wann abgegeben und wann die Verbindung getrennt hat.
• Hinweise für Administratoren des Kunden: 
  Vor Aktivierung der Anbindung sollte der Kunde prüfen, ob seine Aufbewahrungsrichtlinien für Microsoft Teams auf die zugestellten Benachrichtigungen passen, ob die Verarbeitung in sein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten aufzunehmen ist und ob die Beschäftigten hierüber zu informieren sind. Die Anbindung wird ausschließlich auf Anforderung des Kunden eingerichtet und kann jederzeit deaktiviert werden.

Vor der Aktivierung

• Bitte prüfen Sie in Ihrer Organisation, ob datenschutz-, betriebsverfassungs- oder andere rechtliche Hindernisse einer Microsoft Teams Anbindung entgegenstehen, da mit der Anbindung personenbezogene und andere Daten in ein anderes IT-System übermittelt werden.
• Bitte holen Sie sich die explizite Freigabe von den verantwortlichen Personen Ihrer Organisation ein, dass Sie die Aktivierung im Namen und in Vertretung Ihrer Organisation vornehmen dürfen.
• Klären Sie vorab, wer die Rolle Globaler Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen in Ihrem Microsoft 365-Tenant hat und wann diese Person für den Verbindungsvorgang zur Verfügung steht.

Verbindung trennen

Sie können die Anbindung jederzeit ohne Angabe von Gründen beenden:
Einstellungen & Richtlinien > Microsoft Teams > Trennen

Danach werden keine weiteren Nachrichten an Microsoft Teams gesendet; alle Benachrichtigungen werden wieder ausschließlich über E-Mail gesendet. Bereits in Microsoft Teams zugestellte Nachrichten werden dadurch nicht gelöscht.

Die einmal erteilte Einwilligung für die App "Lanes & Planes" in Ihrem Microsoft 365-Tenant verwaltet Ihre Organisation selbst. Möchten Sie diese ebenfalls entfernen, muss ein Globaler Administrator die App "Lanes & Planes" im Microsoft Entra Admin Center unter Unternehmensanwendungen löschen. Für das Beenden des Nachrichtenversands ist das nicht erforderlich.

Häufige Fragen

Wer erhält Benachrichtigungen in Microsoft Teams? 

Nur Personen, deren E-Mail-Adresse in Lanes & Planes und in Microsoft 365 gleich ist. Alle anderen erhalten die Benachrichtigung weiterhin nur per E-Mail.

Bekomme ich Benachrichtigungen dann doppelt? 

Ja. Die Versendung von Benachrichtigungen per E-Mail ist der primäre Kanal, die Benachrichtigung via Microsoft Teams kommt zusätzlich dazu. 

Kann ich die Nachrichten in Microsoft Teams nur für mich abschalten? 

Nein. Die Anbindung kann nur organisationsweit vorgenommen werden. Sie wird beendet, indem Ihre Organisation die Verbindung unter Einstellungen & Richtlinien > Microsoft Teams > Trennen aufhebt.

Wer kann die Verbindung herstellen oder trennen? 

Herstellen: ein Administrator in der SaaS-Anwendung mit Zugriff auf Einstellungen & Richtlinien, zusammen mit einem Globalen Administrator oder Administrator für privilegierte Rollen Ihres Microsoft 365-Tenants, der die Einwilligung erteilt. Die App zulassen kann auch ein Teams-Administrator. 
Trennen: ein Administrator in der SaaS-Anwendung mit Zugriff auf Einstellungen & Richtlinien.

Benötigt unser Microsoft-Administrator einen Zugang zur SaaS-Anwendung? 

Nein. Ihr Lanes & Planes Administrator erstellt in der SaaS-Anwendung einen Link und sendet ihn an Ihren Microsoft-Administrator. Dieser öffnet den Link auf seinem eigenen Computer, meldet sich nur bei Microsoft an und erteilt dort die Einwilligung. Der Link ist 7 Tage gültig. Mehr dazu unter Microsoft Teams verbinden.

Ändert sich etwas am Freigabe- oder Buchungsprozess?

Nein. Es ändert sich nur der Kanal, über den die Benachrichtigung zugestellt wird. Ablauf und Ergebnis der Freigabe bleiben gleich.

Gilt die Microsoft Teams Anbindung auch für nachgelagerte Genehmigungen? 

Nein. Aktuell wird nur die Freigabe von Reiseanträgen vor der Reise in Microsoft Teams unterstützt. Nachgelagerte Genehmigungen bearbeiten Sie weiterhin wie gewohnt in der SaaS-Anwendung.

Was passiert mit bereits in Microsoft Teams zugestellten Nachrichten, wenn wir die Verbindung trennen? 

Diese bleiben in Microsoft Teams und werden von Ihrer Organisation verwaltet. Offene Reiseanträge lassen sich dort aber nicht mehr freigeben oder ablehnen; bitte nutzen Sie dafür die SaaS-Anwendung.