Was ist Linked Bookings?
Buchungen verknüpfen ermöglicht es, mehrere Buchungen, die zur selben Reise gehören, aber separat gebucht wurden, zu einer Gruppe zusammenzufassen. Ein typisches Beispiel: Hinflug und Hotel wurden in zwei getrennten Suchen gebucht, gehören aber zur gleichen Reise.
ℹ️ Wichtig zu wissen: Das Verknüpfen ist – mit Ausnahme der gemeinsamen Übermittlung via Expense API – rein optischer Natur. Buchungsübersicht, Buchhaltung sowie die Bearbeitung von Belegen und Auslagen funktionieren unabhängig davon unverändert weiter. Verknüpfte Buchungen bleiben eigenständige Buchungen und werden lediglich zur besseren Übersicht gemeinsam dargestellt.
Wer kann welche Buchungen verknüpfen?
Der Zugriff hängt nicht nur davon ab, wer eine Buchung ursprünglich angelegt hat, sondern auch von der Rolle im Unternehmen:
| Wer | Welche Buchungen können verknüpft werden? |
|---|---|
| Admin (im eigenen Unternehmen) | Alle Buchungen der eigenen Organisation |
| Buchende Personen | Nur Buchungen, die selbst angelegt wurden |
| Primäre reisende Person | Nur Buchungen, bei denen man selbst die (erste) reisende Person ist |
| Sekundäre Mitreisende sowie Nutzer mit reinem Lesezugriff | Kein Zugriff auf das Verknüpfen |
ℹ️ Hinweis: Sobald jemand auf mindestens einer Buchung innerhalb einer verknüpften Gruppe die buchende oder primäre reisende Person ist, kann die gesamte Gruppe eingesehen und verwaltet werden – auch die Buchungen anderer Personen darin, selbst wenn sonst keine Verbindung zu diesen besteht.
Damit ergeben sich folgende Szenarien:
| Szenario | Funktioniert? |
|---|---|
| Buchende und reisende Person sind identisch | ✅ Ja |
| Ein zentrales Travel Management bucht für mehrere Reisende | ✅ Ja |
| Verschiedene Buchende Personen buchen für dieselbe reisende Person | ⚠️ Einschränkung – der jeweilige Buchende sieht nur seine eigenen Buchungen; ein Admin des Unternehmens kann hier einspringen und die Buchungen verknüpfen |
Voraussetzungen
Damit Buchungen verknüpft werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
- Die Reise steht noch bevor (eine nachträgliche Verknüpfung abgeschlossener Reisen ist nicht möglich)
- Alle beteiligten Buchungen sind vollständig bestätigt
Buchungen verknüpfen
- Auf der Buchungsdetailseite im Aktionsmenü „Buchungen verknüpfen" auswählen
- Dieser Button erscheint nur, wenn die Buchung bestätigt ist und der eingeloggte Nutzer dazu berechtigt ist (siehe Tabelle oben)
- Aus der Liste weitere Buchungen auswählen, die zur gleichen Reise gehören
- Auswahl bestätigen
⚠️ Wichtig: Ist eine ausgewählte Buchung bereits Teil einer anderen Gruppe, wird diese Gruppe komplett mit übernommen – inklusive aller darin enthaltenen Buchungen. Das gilt unabhängig davon, ob eine Verbindung zu diesen übernommenen Buchungen besteht; es reicht, dass sie zur selben Organisation gehören. Das Verknüpfen führt also immer zwei Gruppen vollständig zusammen, es fügt nicht nur eine einzelne Buchung hinzu.
Verknüpfung aufheben
Auf der „Linked Bookings"-Karte gibt es pro Buchung eine Trenn-Aktion, mit der eine einzelne Buchung aus der Gruppe entfernt werden kann.
ℹ️ Hinweis: Bleibt nach dem Entfernen nur noch eine Buchung übrig, wird die gesamte Gruppe automatisch aufgelöst, da eine Verknüpfung aus nur einer Buchung keinen Sinn ergibt.
Wo werden Verknüpfungen angezeigt?
| Ort | Anzeige |
|---|---|
| Buchungsdetailseite | „Linked Bookings"-Karte mit allen verknüpften Buchungen inkl. Trenn-Aktion |
| Buchungsliste (eigene Buchungen & Gesamtübersicht) | Badge mit der Anzahl verknüpfter Buchungen |
Ein Klick auf das Badge öffnet ein Modal mit einer Übersicht aller Buchungen der Gruppe.
Spesen-Export
Verknüpfte Buchungen werden gemeinsam an z.B. Circula übergeben, damit zusammengehörige Belege einer Reise gebündelt bearbeitet werden können. Sobald Buchungen verknüpft oder eine Verknüpfung aufgehoben wird, wird der Export automatisch aktualisiert – Circula erhält dadurch immer den aktuellen Stand, ohne dass etwas manuell angestoßen werden muss.
Häufige Fragen
Der Button „Buchungen verknüpfen" wird nicht angezeigt – woran liegt das? Der Button erscheint nur, wenn die Buchung bestätigt ist und die Person entweder Admin des Unternehmens, buchende Person dieser Buchung oder primäre reisende Person ist.
Können Buchungen verknüpft werden, die eine andere Person gebucht hat? Als reisende Person können eigene Buchungen verknüpft werden, sofern man darin als primäre reisende Person geführt ist. Bei einer sekundären Mitreise ist das Verknüpfen nicht möglich – hier kann ein Admin des Unternehmens weiterhelfen.
Auf der Linked-Bookings-Karte werden auch Buchungen angezeigt, die nicht selbst gebucht wurden oder bei denen man nicht mitreist – ist das normal? Ja. Sobald jemand auf mindestens einer Buchung innerhalb der Gruppe die buchende oder primäre reisende Person ist, wird die gesamte Gruppe angezeigt – inklusive Buchungen anderer Personen, zu denen sonst keine Verbindung besteht.
Was passiert, wenn eine Buchung verknüpft wird, die schon in einer anderen Gruppe ist? Beide Gruppen werden vollständig zusammengeführt. Alle Buchungen aus der bereits bestehenden Gruppe gehören danach zur neuen, gemeinsamen Gruppe dazu – unabhängig davon, wer sie ursprünglich angelegt hat.
Kann eine bereits abgeschlossene Reise nachträglich verknüpft werden? Nein, Verknüpfungen sind nur für bevorstehende Reisen möglich.
Was passiert mit dem Spesen-Export, wenn eine Verknüpfung aufgelöst wird? Der Export wird automatisch aktualisiert. Die betroffenen Buchungen werden danach wieder einzeln übermittelt.
Was ist zu tun, wenn zwei unterschiedliche Personen Buchungen für dieselbe reisende Person gemacht haben? Da jede buchende Person nur ihre eigenen Buchungen verknüpfen kann, hilft in diesem Fall ein Admin des Unternehmens weiter, da dieser Zugriff auf alle Buchungen der Organisation hat.
Verändert sich durch das Verknüpfen etwas an der Buchhaltung oder der Bearbeitung von Belegen? Nein. Abgesehen von der gemeinsamen Übermittlung an das Expense-Tool hat das Verknüpfen keine Auswirkung auf Buchungsübersicht, Buchhaltung oder die Bearbeitung von Belegen und Auslagen. Es dient ausschließlich der übersichtlicheren Darstellung zusammengehöriger Buchungen.
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