Verpflegungsmehraufwand für Mitarbeiter deutscher Unternehmen

In diesem Artikel erklären wir die Erstellung eines Verpflegungsmehraufwandes in der Desktop-Version.

Rufen Sie sich die Reise auf, zu der Sie einen Verpflegungsmehraufwand erfassen möchten oder legen Sie eine Auslagenabrechnung an.

Wählen Sie im Bereich Auslagen bei “Auslagenart hinzufügen” den Verpflegungsmehraufwand und klicken Sie auf "erstellen".

Passen Sie nun den Reisezeitraum an und wählen Sie die Verpflegungsrate für das bereiste Land. Bestätigen Sie, dass die 3-Monatsfrist nicht überstiegen wird und klicken Sie auf "Reisezeit berechnen". 

Im zweiten Schritt geben Sie bitte unter "Ort" die vollständige Adresse Ihres Zielortes ein. Wenn Sie nur durch ein Land reisen und dort kein weiter definiertes Ziel haben, geben Sie bitte auch dort die vollständige Adresse Ihres Zielortes an. Diese Angabe hat keinen Einfluss auf die Berechnung der Pauschale und wird nur für steuerliche Zwecke benötigt. Wenn es sich um eine Pflichtangabe handelt, ist der "Ort" mit einem * gekennzeichnet.

Anschließend kreuzen Sie bitte an, welche Mahlzeiten Sie von ihrem Arbeitgeber gestellt bekommen haben. Zu beachten ist, dass das System zwischen An-, Abreisetag und ganzen Tagen unterscheidet. Eine Anpassung dieser automatisch berechneten Daten ist nicht möglich. Bei Bedenken kann das Kommentarfeld genutzt werden, damit die Buchhaltung dies nach dem Einreichen überprüfen kann.

Abschließend klicken Sie auf „Aufwandspauschale berechnen“. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, berechnet das System ganz automatisch Ihren Verpflegungsmehraufwand.

Sie haben nun den Verpflegungsmehraufwand gemäß der deutschen Richtlinien erstellt und können in Schritt 3 noch zusätzliche Angaben (wie z.B. Kostenstellen oder Kommentar) hinterlassen. Bedarf es einer manuellen Korrektur der berechneten Auszahlungswerte, kann dies an dieser Stelle vorgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass die Werte an diese Stelle nicht automatisch addiert werden. Zum Abschluss drücken Sie "Speichern".

Sollten Sie nach der Erstellung eine Korrektur der Mahlzeiten oder privat bezahlte Übernachtungen vornehmen wollen, dann können Sie dies über "Bearbeiten" vornehmen. Das System berechnet den Verpflegungsmehraufwand im Anschluss automatisch neu.

Selbstverständlich können Sie den erstellten Beleg im Anschluss über "Anzeigen" erneut prüfen oder mit "Löschen" entfernen.

Die zugrunde gelegten Verpflegungspauschalen entsprechen den aktuellen Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums in Deutschland.

Bereiche mit * sind Pflichtfelder und müssen angegeben werden. Alle weiteren Bereiche können leer gelassen werden und sind nur bei Bedarf zu nutzen.

Erfahren Sie hier mehr über das Thema Verpflegungsmehraufwand

 Quelle: Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1. Januar 2024
Bundesfinanzministerium: Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern