Die Erfassung des Verpflegungsmehraufwands für Mitarbeiter österreichischer Unternehmen ist nun möglich. Die Freischaltung erfolgt durch Ihren Ansprechpartner bei Lanes & Planes. Das Feature wird zusammen mit Kilometerpauschale für Mitarbeiter österreichischer Unternehmen freigeschaltet.
Das Taggeld wird automatisch nach der gesetzlichen 24-Stunden-Methode berechnet. Abweichende Regelungen aus Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen können dabei nicht berücksichtigt werden.
Bei der Entscheidung, ob der Verpflegungsmehraufwand nach den geltenden Regelungen für Mitarbeiter deutscher oder österreichischer Unternehmen zu berechnen ist, berücksichtigt das System das Land des Rechnungsprofils, das für die Reisebuchung oder Auslagenabrechnung angegeben wurde.
Berechnung des Verpflegungsmehraufwands:
Rufen Sie sich die Reise auf, zu der Sie einen Verpflegungsmehraufwand erfassen möchten oder legen Sie eine Auslagenabrechnung an.
Wählen Sie im Bereich Auslagen Verpflegungsmehraufwand (AT) aus und klicken Sie auf Auslage hinzufügen.
Passen Sie den Reisezeitraum an und wählen Sie die Verpflegungsrate für das bereiste Land.
Bei mehreren Ländern ergänzen Sie diese über Land hinzufügen. Beim Wechsel in ein anderes Land ist der Zeitpunkt der Grenzüberschreitung relevant und muss dementsprechend zeitlich angegeben werden. Wurde ein Land nur durchreist, aktivieren Sie Transitland – dann gilt für den entsprechenden Berechnungszeitraum der Tagsatz des Ziellandes.
Bestätigen Sie abschließend, dass es sich um eine Dienstreise im Sinne des Einkommensteuergesetzes handelt, und klicken Sie auf Reisezeit berechnen.
In 2. Schritt geben Sie je Land Startort und Zielort als vollständige Adresse an – auch bei reiner Durchreise. Die Angabe hat keinen Einfluss auf die Berechnung und wird nur für steuerliche Zwecke benötigt; Pflichtfelder sind mit * gekennzeichnet.
Anschließend erfassen Sie Ihre Mahlzeiten: an wie vielen Tagen Sie im jeweiligen Land ein Mittag- ODER Abendessen bzw. ein Mittag- UND Abendessen gestellt bekommen haben. Ergänzen Sie zudem die privat bezahlten Übernachtungen.
Mit Aufwandspauschale berechnen schließen Sie den Schritt ab.
Bei Auslandsreisen erfolgt entsprechend der Reisegebührenvorschrift der Bundesbediensteten bei einem Geschäftsessen pro Tag keine Kürzung, bei zwei Geschäftsessen steht nur 1/3 des jeweiligen Höchstsatzes zu.
Damit ist der Verpflegungsmehraufwand gemäß den österreichischen Richtlinien berechnet. Auf der letzten Seite können Sie noch zusätzliche Angaben ergänzen, z. B. Kostenstellen. Mit Speichern schließen Sie den Vorgang ab.
Sollten Sie nach der Erstellung eine Korrektur der Mahlzeiten oder Privat bezahlten Übernachtungen vornehmen wollen, dann können Sie dies über Bearbeiten vornehmen. Das System berechnet den Verpflegungsmehraufwand im Anschluss automatisch neu.
Sie können den erstellten Beleg im Anschluss über Anzeigen erneut prüfen oder mit Löschen entfernen.
Eine Dienstreise mit mehreren Ländern wird in der Auslagen-Übersicht als separater Beleg je Land dargestellt. Über das Info-Symbol (ⓘ) neben der Auslagenart sehen Sie, welche Belege zusammengehören: Der Tooltip zeigt das jeweilige Land, den Abschnitt der Reise sowie alle Beleg-IDs der vollständigen Reise.
Felder mit * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Alle übrigen Felder sind optional und nur bei Bedarf zu befüllen.
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