Spesen- und Auslagenabrechnung ohne bestehende Reise (Desktop und Mobile App) 🎬

Sie haben Auslagen, welche Sie aber keiner Reise zuordnen können?

Dann können Sie die Belege (Tanken, Bewirtung, Taxikosten etc.) trotzdem bequem und schnell über den Desktop oder die Mobile App in das Lanes & Planes System hochladen und Ihre Reise abrechnen. Erstellen Sie hierzu einfach eine Spesen- und Auslagenabrechnung.

In diesem Artikel beschreiben wir Ihnen die folgenden Vorgehensweisen:

1) Spesen- und Auslagenabrechnung erstellen über die Desktop-Variante

2) Spesen- und Auslagenabrechnung erstellen über die Mobile App

3) Video Belegmanagement (Desktop)

4) Video Belegmanagement (Mobile App)

Spesen- und Auslagenabrechnung erstellen über die Desktop-Variante

1. Gehen Sie in den Bereich "Buchungen & Tickets" und klicken Sie dort auf "Auslagenabrechnung hinzufügen":

 

2. Im nächsten Schritt öffnet sich ein neues Fenster. Bitte füllen Sie hier alle für Ihre Organisation relevanten Felder aus und speichern Sie, die Informationen mit "Auslagenabrechnung erstellen". Sie können den Titel frei wählen, z.B. "Reise Berlin - Kunde ABC - 25.8.2020", "Belege August 2020", Auslagenabrechnung KW 35".

 

3. Nun ist Ihre Abrechnungsvorlage erstellt und unter Buchungen & Tickets hinterlegt. Sie können jetzt beliebig viele Belege hinzufügen, indem Sie über "Auslagen hinzufügen" den passenden Belegtyp auswählen und dann auf "Erstellen" klicken.

Wichtig: Eine Korrektur der Abrechnungsvorlage ist nach Erstellung nicht möglich.

 

4. Wählen Sie nun die jeweilige Belegart aus. Wir wählen für das Beispiel die Kategorie "Beleg".

 

5. Nun öffnet sich ein neues Fenster. Bitte füllen Sie hier alle für Sie relevanten Felder aus. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Sie angeben müssen, ob Sie oder die Firma die Auslagen bezahlt hat. Anschließend wählen Sie "Speichern", um die Informationen zu speichern. Die Belegart wählen Sie im Bereich "Kategorie" aus. 

Über den Button "speichern" erfassen Sie den Beleg. 

 

6. Anschließend können Sie die Reise über "Abschließen & Einreichen" an Ihre Buchhaltung und/oder Vorgesetzten senden zur Prüfung und Genehmigung:

Bitte beachten Sie, dass nach dem Erstellen der Spesen- und Auslagenabrechnung das Datum nicht mehr angepasst werden kann. 

 

Spesen- und Auslagenabrechnung erstellen über die Mobile App

1. Gehen Sie in den Bereich "Reisen & Auslagenabrechnungen" und klicken Sie dort auf das blaue "+" und anschließend auf "Auslagenabrechnung":

 

2. Bitte füllen Sie nun alle für Ihre Organisation relevanten Felder aus und speichern Sie die hinterlegten Daten. Sie können den Titel frei wählen, z.B. "Reise Berlin - Kunde ABC - 25.8.2020", "Belege August 2020", Auslagenabrechnung KW 35". Ihre Auslagenabrechnung ist nun unter "Reisen & Auslagenabrechnungen" gespeichert.

 

 

 

3. Sie können jetzt beliebig viele Belege hinzufügen, indem Sie direkt in der erstellten Auslagenabrechnung auf das blaue "+" klicken und anschließend auf "Auslage". Wählen Sie dann die entsprechende Kategorie und geben Sie alle für Ihre Organisation relevanten Informationen ein:

 

4. Zum Schluss speichern Sie den Beleg ab. Er ist nun in Ihrer Spesen- und Auslagenabrechnung hinterlegt. Wenn gewünscht, können Sie weitere Belege über das blaue "+" hinzufügen, die Reise einreichen (wenn in der Vergangenheit liegend) oder die Abrechnung löschen.

 

Bitte beachten Sie, dass Belege, sobald sie eingereicht wurden, nicht mehr bearbeitet/verändert werden können.

Haben Sie einen Beleg vergessen zu erfassen, müssten Sie eine neue Abrechnung erstellen und den Beleg separat einreichen. 

 

Video Belegmanagement (Desktop)

Video Belegmanagement (Mobile App)