Verpflegungsmehraufwand für Mitarbeiter deutscher Unternehmen (inkl. Grenzübertritt)

In diesem Artikel erklären wir die Erstellung eines Verpflegungsmehraufwandes in der Desktop-Version.

Rufen Sie sich die Reise auf, zu der Sie einen Verpflegungsmehraufwand erfassen möchten oder legen Sie eine Auslagenabrechnung an.

Wählen Sie im Bereich Auslagen, den Verpflegungsmehraufwand und klicken Sie auf "erstellen".

Passen Sie nun den Reisezeitraum an und wählen Sie die Verpflegungsrate für das bereiste Land. Bestätigen Sie, dass die 3-Monatsfrist nicht überstiegen wird und klicken Sie auf "Reisezeit berechnen". 

Sollten Sie auf Ihrer Dienstreise mehrere Länder bereist haben, können Sie diese über "Land hinzufügen" zur aktuellen Berechnung hinzufügen. Beim Wechsel in ein anderes Land ist der Zeitpunkt der Grenzüberschreitung relevant und muss dementsprechend zeitlich angegeben werden. Bitte beachten Sie, dass das jeweilige Abreise- und Rückkehrdatum für das gewählte Land gilt und bei einem weiteren Land chronologisch eingegeben werden muss.

Im zweiten Schritt machen Sie nun alle Angaben für Ihre Aufwandspauschale, bitte kreuzen Sie an, welche Mahlzeiten Sie gestellt bekommen haben. Und klicken anschließend auf „Aufwandspauschale berechnen“. Wenn Sie die Daten eingegeben haben, berechnet das System ganz automatisch Ihren Verpflegungsmehraufwand.

Zu beachten ist, dass das System zwischen An-, Abreisetag und ganzen Tagen unterscheidet. Eine Anpassung dieser automatisch berechneten Daten ist nicht möglich. Bei Bedenken kann das Kommentarfeld genutzt werden, damit die Buchhaltung dies nach dem Einreichen überprüfen kann.

Bei der Angabe "Ort" hinterlegen Sie bitte die vollständige Adresse Ihres Zieles. Sollten Sie nur durch ein Land reisen und dort kein weiter definiertes Ziel haben, geben Sie auch dort bitte die vollständige Adresse Ihres Zieles an. Auf die Berechnung der Pauschale hat die Angabe keinen Einfluss und wird nur für steuerliche Zwecke verlangt. Sollte es sich hierbei um eine Pflichtangabe handeln, ist der "Ort" mit * gekennzeichnet.

Sollten Sie im ersten Schritt weitere Länder angegeben haben, müssen Sie auch für diese Ihre Mahlzeiten (ggf. Ort; siehe oben) angeben. Jedes weitere Land ist in einem separaten Abschnitt zu betrachten.

Sie haben nun den Verpflegungsmehraufwand gemäß der deutschen Richtlinien erstellt und können in Schritt 3 noch zusätzliche Angaben (wie z.B. Kostenstellen oder Kommentar) hinterlassen. Bedarf es einer manuellen Korrektur der berechneten Auszahlungswerte, kann dies an dieser Stelle vorgenommen werden. Bitte beachten Sie, dass die Werte an diese Stelle nicht automatisch addiert werden. Zum Abschluss drücken Sie "Speichern".

Sollten Sie nach der Erstellung eine Korrektur der Mahlzeiten oder Privat bezahlte Übernachtungen vornehmen wollen, dann können Sie dies über "Bearbeiten" vornehmen. Das System berechnet den Verpflegungsmehraufwand im Anschluss automatisch neu.

Selbstverständlich können Sie den erstellten Beleg im Anschluss über "Anzeigen" erneut prüfen oder mit "Löschen" entfernen.

Eine Dienstreise mit mehreren Ländern wird in der Auslagen-Übersicht wie folgt dargestellt. Jedes Land wird als separater Beleg erfasst und dargestellt. Über einen Tooltip/Mouseover (Karten-Symbol) wird Ihnen die Zusammengehörigkeit aufgezeigt. 

Die zugrunde gelegten Verpflegungspauschalen entsprechen den aktuellen Veröffentlichungen des Bundesfinanzministeriums in Deutschland.

Bereiche mit * sind Pflicht und müssen angegeben werden. Alle weiteren Bereiche können leer gelassen werden und sind nur bei Bedarf zu nutzen.

Erfahren Sie hier mehr über das Thema Verpflegungsmehraufwand

Quelle: Bundesfinanzministerium