Lanes & Planes bietet Ihnen die Möglichkeit, organisationsspezifische Verpflegungsraten pro Destination zu hinterlegen für das aktuelle Jahr. Ebenso können Sie eine organisationsspezifische Rate für die Kilometerpauschale für das aktuelle Jahr hinterlegen.

In diesem Artikel finden Sie alle Informationen dazu, wie das Feature genutzt werden kann.

1) Organisationsspezifischer Verpflegungsmehraufwand

1.1) Hinterlegung der organisationsspezifischen Verpflegungsraten

1.2) Änderungen der organisationsspezifischen Verpflegungsraten

1.3) Erstellung eines Verpflegungsmehraufwands mit organisationsspezifischer Verpflegungsrate

1.4) Die Felder Bruttobetrag, Bruttobetrag (benutzerdefiniert), Bruttobetrag (offiziell) und Aufzahlung

1.5) Ansicht in der Buchhaltungsübersicht

2) Organisationsspezifische Kilometerpauschale

2.1) Hinterlegung der organisationsspezifischen Kilometerpauschale

2.2) Änderung der organisationsspezifischen Kilometerpauschale

2.3) Erstellung eines Belegs mit organisationsspezifischer Kilometerpauschale

2.4) Die Felder Bruttobetrag, Bruttobetrag (benutzerdefiniert), Bruttobetrag (offiziell) und Aufzahlung

2.5) Ansicht in der Buchhaltungsübersicht

3) Allgemeines

3.1) Organisationsspezifische Raten und ERP-Integration

3.2) Freischaltung des Features "Organisationsspezifische Raten"

 

 

1) Organisationsspezifischer Verpflegungsmehraufwand

1.1) Hinterlegung der organisationsspezifischen Verpflegungsraten 

Die Verpflegungsraten können nur von Nutzern in der Rolle Administrator hinterlegt werden.

Gehen Sie hierzu im Unternehmenskonto- Buchhaltung auf die Seite "Organisationsspezifische Verpflegungsraten", klicken Sie auf das blaue "+" und tragen Sie dann die entsprechenden Raten ein. Die Raten gelten für das aktuelle Jahr.

 

1.2) Änderungen der organisationsspezifischen Verpflegungsraten

Bitte beachten Sie, dass die organisationsspezifischen Verpflegungsraten nur angepasst werden können, nachdem alle offenen Auslagenbelege für die entsprechende Verpflegungsrate vollständig  genehmigt oder gelöscht wurden.

Sobald keine offenen Verpflegungsmehraufwandbelege mehr für Ihre Organisation vorhanden sind, können Sie die Rate über das rote "-" wieder löschen und im Anschluss eine neue Rate eintragen.

 

1.3) Erstellung eines Verpflegungsmehraufwands mit organisationsspezifischer Verpflegungsrate

Als Beispiel werden die folgenden organisationsspezifischen Raten für Deutschland eingetragen:

Nun wird wie gewohnt ein Beleg für den Verpflegungsmehraufwand mit Verpflegungsrate Deutschland erstellt.

Schritt 1

Schritt 2

Schritt 3

 

1.4) Die Felder Bruttobetrag, Bruttobetrag (benutzerdefiniert), Bruttobetrag (offiziell) und Aufzahlung

Bruttobetrag ist der Betrag, den der Nutzer erstattet haben möchte. Dieses Feld kann vom Nutzer manuell überschrieben werden. Insofern der Nutzer das Feld nicht überschreitet, ist der Betrag im Feld Bruttobetrag der gleiche wie im Feld Bruttobetrag (benutzerdefiniert).

Bruttobetrag (benutzerdefiniert) zeigt den Betrag, den das System auf Basis der organisationsspezifischen Verpflegungsraten und nach Abzug der erhaltenen Mahlzeiten und privat bezahlten Übernachtungen berechnet.

Bruttobetrag (offiziell) zeigt den Betrag, den das System auf Basis der offiziell laut Finanzamt für Mitarbeiter deutscher Unternehmen geltenden Verpflegungsraten und nach Abzug der erhaltenen Mahlzeiten und privat bezahlten Übernachtungen berechnet.

Aufzahlung zeigt die Differenz zwischen Bruttobetrag und Bruttobetrag (offiziell).

 

1.5) Ansicht in der Buchhaltungsübersicht

Der organisationsspezifische Verpflegungsmehraufwand erscheint folgendermaßen in der Buchhaltung:

Zeile in der Buchhaltungsübersicht

 

 

Unveränderbare Pdf-Datei zum Beleg

 

2) Organisationsspezifische Kilometerpauschale

2.1) Hinterlegung der organisationsspezifischen Kilometerpauschale

Die Rate kann nur von Nutzern in der Rolle Administrator hinterlegt werden.

Gehen Sie hierzu im Unternehmenskonto auf die Seite "Organisationsspezifische Kilometerpauschale" und tragen Sie dort die entsprechende Rate ein. 

2.2) Änderung der Organisationsspezifischen Kilometerpauschale

Bitte beachten Sie, dass die organisationsspezifische Kilometerpauschale nur angepasst werden kann, nachdem alle offenen Auslagenbelege für Kilometerpauschalen vollständig genehmigt oder gelöscht wurden.

Sobald keine offenen Belege für die Kilometerpauschale mehr für Ihre Organisation vorhanden sind, können Sie die Rate wieder löschen und im Anschluss eine neue Rate eintragen. Die Rate gilt für das aktuelle Jahr.

2.3) Erstellung eines Belegs mit organisationsspezifischer Kilometerpauschale

Belegdetails nach Erstellung:

2.4) Die Felder Bruttobetrag, Bruttobetrag (benutzerdefiniert), Bruttobetrag (offiziell) und Abweichung offizieller vs. benutzerdefinierter Betrag

Bruttobetrag ist der Betrag, den der Nutzer erstattet haben möchte. Dieses Feld kann vom Nutzer manuell überschrieben werden. Insofern der Nutzer das Feld nicht überschreitet, ist der Betrag im Feld Bruttobetrag der gleiche wie im Feld Bruttobetrag (benutzerdefiniert).

Bruttobetrag (benutzerdefiniert) zeigt den Betrag, den das System auf Basis der organisationsspezifischen Kilometerpauschale berechnet.

Bruttobetrag (offiziell) zeigt den Betrag, den das System auf Basis der offiziell laut Finanzamt für Mitarbeiter deutscher Unternehmen geltenden Kilometerpauschale berechnet.

Aufzahlung zeigt die Differenz zwischen Bruttobetrag und Bruttobetrag (offiziell).

 

2.5) Ansicht in der Buchhaltungsübersicht

Die organisationsspezifische Kilometerpauschale erscheint folgendermaßen in der Buchhaltung:

Zeile in der Buchhaltungsübersicht

 

 

Unveränderbare Pdf-Datei zum Beleg

 

3. Allgemeines

3.1) Organisationsspezifische Raten und ERP-Integration

Das Feature Custom Rates kann mit einer ERP-Integration bei Lanes & Planes kombiniert werden.

Nähere Information finden Sie auch hier.

 

3.2) Freischaltung des Features "Organisationsspezifische Raten"

Sprechen Sie dazu gerne Ihren Ansprechpartner in der Implementierung bzw. im Account Management an.