Die praktischste Lösung einen Vorschuss innerhalb eines Unternehmens abzubilden ist folgende:
- Mitarbeitern die reisen müssen wird einmal (z.B. mit dem Anstellungsvertrag) ein Vorschuss ausbezahlt, z.B. 500 €. Dies wird auch schriftlich fixiert und der Mitarbeiter muss die kompletten 500 € bei Austritt auch wieder zurückzahlen.
- Bei der Reise gibt er dann nicht "Bezahlt durch Unternehmen" bei den Auslagen, sondern durch den Reisenden privat an.
- Wir übermitteln dann das Kreditorenkonto des Verursachers der Auslage und die Firma bezahlt dem Mitarbeiter (z.B. mit der nächsten Gehaltsabrechnung) den Betrag zurück.
Dieses Vorgehen hat den großen Vorteil:
- Der Reisende muss keinen Betrag auslegen
- Die Buchhaltung muss sich nicht so extrem mit der Auslagenerstattung beeilen, weil der Mitarbeiter nicht in Vorleistung gegangen ist
- Man damit auch mehrere Auslagen gebündelt auszahlen kann, solange die (hier) 500 € nicht überschritten werden, da sonst der Mitarbeiter doch in Vorleistung gehen würde.
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